4.2. Формирование и оформление дел для сдачи в архив территориального органа (организации) МЧС России

4.2.1. Дела формируются в структурных подразделениях, в которых они были заведены, в соответствии с номенклатурой дел, ответственными за делопроизводство.

4.2.2. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Оформление дел производится в структурных подразделениях, в которых они были заведены, ответственными за делопроизводство.

Архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляет методическую помощь, контроль качества и своевременности оформления документов.

4.2.3. Оформление дела предусматривает:

подшивку;

нумерацию листов;

составление листа-заверителя;

составление внутренней описи документов;

внесение уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия территориального органа (организации) МЧС России, делопроизводственного индекса, заголовка дела, номера тома, части, количества листов, его даты, срока хранения, статьи по Перечню, ограничительного графа.

4.2.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола <1> прочными нитками с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 1 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую <...>

--------------------------------

<1> Документы временных (до 10 лет) сроков хранения в архивную папку подшиваются только при передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в листе-заверителе в конце дела.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела - чистый лист и за ним листы внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов.

При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах (далее в тексте, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками), должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими постоянные, временные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона и иметь три защитных клапана и гребешок на четыре прокола для подшивки документов. Дела со сроками хранения до 25 лет могут подшиваться в скоросшиватели или иную твердую обложку.

Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу-заверителю.

При оформлении дел применяется, как правило, синтетический клей (NA-КМЦ). Применять канцелярский (силикатный) клей запрещается.

4.2.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых (чистые листы, кроме первого, из дела изымаются без повреждения целостности дела и уничтожаются) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается). На обложке дела и в листе-заверителе дела указывается фактическое количество листов дела (без учета количества листов внутренней описи), а в листе-заверителе дополнительно указывается количество листов внутренней описи;

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 1 наклеено 12 выписок согласно описи на обороте листа". Лист-заверитель подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью структурного подразделения, ответственного за ведение несекретного делопроизводства (далее - мастичная печать). В режимно-секретных подразделениях здесь и далее по тексту допускается использовать печать "Для пакетов";

карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "Лист 32 - карта-склейка из 9 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью;

если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (резолюции, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов. Об этом также делается отметка в листе-заверителе.

4.2.6. При изъятии <1> из дела документа на его место подшивается заверенная копия, на оборотной стороне последнего листа указываются реквизиты документа, послужившего основанием для выемки, подлинник которого передается в архив территориального органа (организации) МЧС России и подшивается в дело фонда.

--------------------------------

<1> Изъятие документов, имеющих гриф секретности, из дел, их перемещение осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по вопросам обеспечения режима секретности в Российской Федерации (далее - Инструкция по обеспечению режима секретности).

При перемещении документа из одного дела в другое на его место подшивается справка-заместитель.

При изъятии из дела документа, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, на его место подшивается справка-заместитель.

В справке-заместителе указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником (руководителем) Подразделения делопроизводства или начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и заверяется мастичной печатью. Во внутренней описи в графе "Примечание" и в листе-заверителе в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа, например: "Документ, от 12.03.2019 N 234-1-23, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 2019 год N 1 - 22, л. 1 - 3" или "Документ, от 12.03.2019 N 234-1-23, на 3 листах (листы 63 - 65) выслан в Центральный архив МЧС России 05.04.2019 N 321-1-23". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати.

Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.