4.3. Подготовка личных дел военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников

4.3.1. Личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников ведутся в порядке, установленном кадровой службой МЧС России. Для сдачи личных дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России они должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции.

4.3.2. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией. Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: "Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата".

В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России.

В конце дела составляется лист-заверитель дела, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью, например: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки".