Составление обложки дела

4.2.9. На обложках дел, книг, журналов и т.п. (приложение N 17) указываются приведенные ниже данные.

4.2.9.1. Срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

4.2.9.2. Инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в режимно-секретном подразделении по инвентарным книгам).

4.2.9.3. Гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется).

4.2.9.4. Наименование территориального органа (организации) МЧС России. На делах пишется полное (без сокращения) наименование территориального органа (организации) МЧС России в соответствии с учредительными документами. Если территориальный орган или организация МЧС России имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование, например:

151 Центр управления в кризисных ситуациях МЧС России

(войсковая часть 11501).

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, территориальный орган (организация) МЧС России были переименованы (преобразованы) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием должно быть написано и новое наименование с указанием даты, например:

Государственное учреждение "8 отряд федеральной

противопожарной службы по Красноярскому краю"

С 18.10.2011 - Федеральное государственное казенное

учреждение "8 отряд федеральной противопожарной службы

по Красноярскому краю".

4.2.9.5. Номер дела. Проставляется индекс дела в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке после номера проставляется номер тома. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.

Если том состоит из частей, то после номера тома проставляется номер части (ч. 1, ч. 2 и т.д.).

4.2.9.6. Наименование (заголовок) дела. Заголовок дела указывается на обложке в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости в заголовок дела вносятся уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.), например:

Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России

по Московской области NN 1 - 7 за 2019 год.

4.2.9.7. Крайние даты. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел с постановлениями военных советов (протоколами заседаний) датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания - дата самого позднего постановления (протокола).

Для книг учета (регистрации) датой начала дела является самая ранняя дата записи, а датой окончания - самая поздняя дата записи в книгу.

Для дел с карточками-справками (лицевыми счетами, раздаточными ведомостями) датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты карточки-справки (лицевые счета, раздаточные ведомости), то есть если в дело подшиты документы за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а датой окончания - 31 марта.

Для личных карточек датой начала является самая ранняя дата записи об увольнении с работы, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

4.2.9.8. Количество листов в деле. Указывается количество листов в деле без учета листов внутренней описи.

4.2.10. Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если обложка дела изготовлена типографским способом, то надписи на ней разрешается печатать на машинке или с использованием оргтехники. Обложка дела должна наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ней не образовывалось пустот.

4.2.11. В делах, сдаваемых на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, не должно быть подлинных документов государственных гражданских служащих, сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - ФПС ГПС), военнослужащих, работников (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.

В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.

4.2.12. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью. Опись хранится под верхней обложкой папки.

Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив территориального органа (организации) МЧС России в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.

4.2.13. Личные карточки на уволенных лиц (при наличии до 500 карточек) систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств, подшиваются в архивные папки по размерам этих карточек (при невозможности подшивки карточек в папку без повреждения текста они вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивную папку, или вкладываются в короба) и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На папку наклеивается обложка дела, в заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки, например: "Личные карточки работников (Форма Т-2) Центрального архива МЧС России, уволенных в 2015 - 2016 годах (А - К)".

При наличии свыше 500 таких карточек они могут сдаваться в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце должен быть сделан лист-заверитель на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается обложка дела, соответствующая размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.

4.2.14. Карточки-справки (лицевые счета, раздаточные ведомости) при подготовке их к сдаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в архивные папки по размерам этих карточек, причем карточки оформляются в отдельные дела по категориям. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.

В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется лист-заверитель дела. На лицевую сторону дела наклеивается обложка дела. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки, например: "Карточки-справки личного состава Главного управления МЧС России по Смоленской области за 2016 год (А - К)".

4.2.15. При подготовке к сдаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.

4.2.16. Газеты при подготовке их для сдачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам), подшиваются в твердые обложки по размерам газет и включаются в фонд передающей организации. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.

4.2.17. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.

Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.

На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью и подшивается в начале дела. В конце дела составляется лист-заверитель дела.

На обложке дела указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней, например: "Истории болезней (А - Б)".