Составление листа-заверителя дела

4.2.7. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется лист-заверитель дела (приложение N 15).

Лист-заверитель дела составляется в деле на специально вшитом бланке, в книгах и журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито без бланка формы листа-заверителя дела, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист-заверитель дела не входит в общее количество листов дела, книги, журнала.

В листе-заверителе дела оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера листов с неустранимыми дефектами;

номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;

количество и наименования имеющихся к делу приложений.

Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.