5.9. Создание страхового фонда архивных документов и фонда пользования

5.9.1. Страховой фонд архивных документов представляет собой совокупность страховых копий архивных документов и создается на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов архивных документов.

5.9.2. Выявление уникальных документов проводит Центральный архив в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет ЭПМК.

5.9.3. Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации производится микрофильмирование.

5.9.4. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы Центрального архива. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.

5.9.5. Страховой копией для архивных документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке типоразмера МР-35 или микрофише формата A6 методом непосредственного фотографирования архивных документов.

5.9.6. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях, в том числе и электронных, и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.

5.9.7. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам Росархива и утверждаемыми приказами МЧС России.

5.9.8. Организация перевода на электронные носители информации, а также технологий операций этого перевода определяются соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.

5.9.9. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в Центральном архиве разрешается производить снятие электрографических копий с указанных архивных документов для использования в читальных залах.

Оригиналы архивных документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

5.9.10. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

5.9.11. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.

Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях - не реже одного раза в 10 лет.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20% негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.