6.1. Общие требования к учету документов

6.1.1. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

6.1.3. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд;

опись дел;

единица хранения - дело, электронное дело.

6.1.4. Единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе представляет собой совокупность документов, заключенных в обособленную обложку, папку (т.е. дело).

Единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа.

6.1.5. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов, описи, порядкового номера единицы хранения по описи.

Номер архивного фонда присваивается Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России после оформления первого поступления документов на хранение.

6.1.6. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

6.1.7. Учет документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России ведется лицом, ответственным за архив, в Центральном архиве - заведующим сектором комплектования.

6.1.8. Все учетные документы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.