4. Основные функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России и организаций-источников комплектования (при их наличии), обработанные в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами МЧС России.

4.2. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива, учет архивных документов и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

4.3. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.

4.4. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после приема документов в архив сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии территориального органа (организации) МЧС России, а затем ЭПМК Центрального архива МЧС России.

4.5. Создает справочно-поисковые средства к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его сопоставимость со справочно-поисковыми средствами к документам Центрального архива МЧС России.

4.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве:

исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

выдает в установленном порядке документы или архивные копии в целях служебного и научного использования;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение экспертной комиссии территориального органа (организации) МЧС России описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, срок хранения которых истек, акты об утрате документов и акты о неисправимых повреждениях документов; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России.

4.8. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях и в организациях-источниках комплектования (при их наличии), в составлении номенклатуры дел.

4.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России и в организациях-источниках комплектования (при их наличии).

4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии особо ценных дел и документов.

4.11. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

4.12. Организует информирование руководства и работников территориального органа (организации) МЧС России о составе и содержании документов архива.

4.13. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.