4.4. Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России

4.4.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.

4.4.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях, где они были заведены.

Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения N 3 - 7) в двух экземплярах. По этим описям документы передаются на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, где делаются соответствующие отметки о приеме-передаче дел. Один экземпляр описи остается в принимающем архиве для составления архивной описи, а второй подшивается в соответствующее дело в структурном подразделении.

Сдаточную опись следует оформлять таким образом, чтобы итоговая запись о количестве внесенных в опись дел, передаточная надпись, а также подписи должностных лиц не оказались на отдельном от текста описи листе.

4.4.3. Сдаточная опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и является одновременно учетным документом и одним из видов научно-справочного аппарата к документам.

4.4.4. Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Описи личных дел составляются по форме описей дел по личному составу отдельно на каждую категорию сотрудников.

Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляются в том случае, если дела подлежат приему в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

В случае, если за год создается большое количество дел, состоящих из специфических, характерных только для соответствующего структурного подразделения документов (например: научные отчеты по темам, личные дела и т.п.), допускается составление отдельных сдаточных описей на подобные дела. Дела с грифом ДСП включаются в описи несекретных дел.

4.4.5. Сдаточные описи дел должны быть составлены не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

В случае, если законченные делопроизводством дела остаются на хранении в структурном подразделении, где были образованы, на более длительный срок, чем указано в п. 3.2 (например: личные дела уволенных сотрудников), описи на них составляются и согласовываются в установленном порядке. Отметки о приеме дел в архив территориального органа (организации) МЧС России проставляются при непосредственной передаче дел на хранение.

4.4.6. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части), присвоенный ему в делопроизводстве;

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения и номер статьи по перечню.

4.4.7. Перед внесением в сдаточную опись заголовков дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел за соответствующий год.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, при необходимости проводится редактирование заголовков, т.е. вносится дополнительная уточняющая информация о содержании документов (например: дописываются номера приказов, протоколов, актов, указывается конкретный адресат переписки и т.п.);

правильность формирования дела;

правильность оформления документов, включенных в дело;

наличие в деле и правильность заполнения внутренней описи;

правильность оформления обложки дела;

правильность нумерации листов дела;

наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела;

качество подшивки дела.

При просмотре личных дел уволенных работников проверяется наличие в каждом деле: подписи и расшифровки подписи работника кадровой службы, оттиска гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки работников в получении личных документов или справки об отсутствии их в личном деле.

При просмотре лицевых счетов (карточек-справок, раздаточных ведомостей) проверяется наличие на каждом документе подписи и расшифровки подписи работника, составившего документ, и оттиска печати финансового органа.

Ошибки в формировании или оформлении дел, обнаруженные при просмотре, должны быть исправлены до составления описи.

В случае отсутствия дел, числящихся заведенными по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником (руководителем) структурного подразделения и представляется в принимающий архив вместе со сдаточной описью дел.

4.4.8. Все дела, имеющие отметку "ЦЭК", "ЭПК", перед составлением описи должны быть просмотрены специалистами для выявления документов, имеющих научную и историческую ценность (обобщающие и аналитические справки; отчеты и докладные записки о значительных событиях и мероприятиях и т.п.). Выявленные документы (по решению экспертной комиссии, проводившей экспертизу ценности документов) выделяются в отдельные дела с постоянным сроком хранения (в графе "статья перечня" в этом случае пишется "ЭК"), которые оформляются в установленном порядке и включаются в сдаточную опись. Оставшиеся документы хранятся до утраты ими практического значения, согласно сроку хранения дела, определенному номенклатурой дел, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. После вынесения решения экспертной комиссией, проводившей экспертизу ценности документов, отметка "ЦЭК", "ЭПК" после срока хранения на обложке дела снимается (зачеркивается одной тонкой чертой).

4.4.9. При составлении описи дел следует соблюдать следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел - в начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем - заголовки дел с плановой и отчетной документацией, далее - заголовки остальных дел, в конце располагаются регистрационно-учетные документы;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

в графе "индекс дела" проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, через косую черту проставляется номер тома: 1-4/1 и 1-4/2. Для личных дел в индексе сначала указывается индекс по номенклатуре, затем символ * (звездочка) и номер по журналу учета личных дел: 1-2-3*562, номер тома указывается после номера личного дела по учету в журнале учета личных дел: 1-2-3*562/2;

заголовок дела должен отражать содержание документов именно этого дела. При редактировании заголовка вносятся дополнения уточняющего характера, например: в номенклатуре дел заголовок - "Приказы Центрального архива МЧС России по личному составу (Индекс - л/с)", на обложке дела отредактированный заголовок - "Приказы Центрального архива МЧС России по личному составу (Индекс - л/с) NN 1-л/с - 256-л/с за 2017 год"; личные дела вносятся в опись по алфавиту <1>;

--------------------------------

<1> Более полная информация о формировании заголовков дел содержится в Методических рекомендациях по подготовке дел к передаче на архивное хранение.

даты начала и окончания дела проставляются по самому раннему и самому позднему документу в деле. Для годовых планов и отчетов датой дела является год на/за который они составлены, например: 01 января 2017 - 31 декабря 2017 <2>, для актов (приема-передачи, расследования и т.п.) - дата подписания акта (даты документов, приложенных к акту, не учитываются). Если дата начала и окончания дела совпадает, то в описи она проставляется один раз;

--------------------------------

<2> Для плановых и отчетных документов, заведенных на учебный год, датами дела являются даты начала и окончания учебного года, например: 01 сентября 2017 - 31 августа 2018.

количество листов в деле (томе) проставляется без учета количества листов внутренней описи. Для электронных документов объем указывается в мегабайтах (Мб);

срок хранения и номер статьи перечня, по которому он определялся, проставляются обязательно;

графа "примечание" может быть использована для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

4.4.10. Порядок расположения дел в сдаточной описи структурного подразделения должен соответствовать порядку их расположения в номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры дел структурного подразделения за период, на который готовится опись, дела в ней должны быть расположены по следующей схеме:

организационно-распорядительные документы (уставы, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов, протоколы заседаний и совещаний, приказы);

плановые документы (планы, сметы);

отчетные документы (отчеты, справки);

другие документы.

Документы по личному составу располагаются в описи в следующем порядке:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

книги и карточки учета личного состава;

лицевые счета;

раздаточные ведомости;

акты о несчастных случаях;

невостребованные трудовые книжки.

На личные дела составляется отдельная сдаточная опись (отдельно по каждой категории сотрудников) по форме описи дел по личному составу (приложение N 5).

4.4.11. При составлении сдаточной описи дел за несколько лет заголовки дел вносятся в соответствующие годовые разделы описи (например: дело, законченное делопроизводством в 2015 году, включается в раздел описи за 2015 год).

4.4.12. Заголовки дел в пределах годового раздела описи не должны повторяться. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками для обеспечения их уникальности в конце заголовка добавляется номер тома, например: "Протоколы заседаний конкурсных комиссий Главного управления МЧС России по г. Севастополю по замещению вакантных должностей за 2015 год. Том 1". В индексе дела том также указывается через косую черту после индекса: 4-1-2/1.

4.4.13. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, если они есть (перечисляется каждый пропущенный и литерный номер, например: "Литерные N 5а, 11а. Пропущен N 7") <1>.

--------------------------------

<1> Учитывая то, что описи в настоящее время готовятся с помощью текстовых редакторов, литерные и пропущенные номера допускаются только в том случае, когда переработка описей дел физически невозможна.

4.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России, и после согласования ЭК территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении ЭК опись до ее рассмотрения на ЭК территориального органа (организации) МЧС России должна быть рассмотрена и одобрена ЭК структурного подразделения.

Описи дел структурных подразделений центрального аппарата подписываются составителем, согласовываются с Центральным архивом после их согласования ЭК структурного подразделения центрального аппарата и утверждаются начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата.

4.4.15. При ликвидации территориального органа (организации) МЧС России без определения в установленном порядке правопреемника составляются годовые разделы сдаточных описей дел на все имеющиеся в наличии дела, подлежащие передаче на архивное хранение.

4.4.16. При необходимости к описи составляются оглавление, список сокращений, указатели.