Инвентаризация архива

5.6.1. При инвентаризации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России проводится проверка наличия и состояния дел и описей дел в целях установления их фактического наличия, установления их физического состояния, выявления дел и описей дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки и для организации розыска архивных документов, не обнаруженных в ходе инвентаризации.

5.6.2. Инвентаризации могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

5.6.3. Инвентаризация архива является постоянной плановой работой Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

Инвентаризация проводится:

уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром);

архивных документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;

особо ценных документов - один раз в 10 лет;

аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества архивных документов - один раз в 15 лет);

кинодокументов с нитроосновой - один раз в 2 года;

электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.

Инвентаризация электронных документов в информационной системе Центрального архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность инвентаризаций остальных архивных документов составляет:

в Центральном архиве - не реже одного раза в 10 лет;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - не реже одного раза в 5 лет.

5.6.4. Внеплановая инвентаризация архивных документов, состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводится также:

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения архивных документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;

при передаче архивных документов из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, архивохранилища;

при приеме дел хранителями фондов на хранение;

при смене ответственного за архив территориального органа (организации) МЧС России, начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве - хранителя фондов;

при реорганизации Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.5. Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой:

в Центральном архиве - приказом Центрального архива;

в территориальном органе (организации) МЧС России - приказом территориального органа (организации) МЧС России.

При наличии в составе фондов архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, комиссия должна состоять из лиц, имеющих соответствующий допуск к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5.6.6. Перед началом работы комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными документами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам регистрации сдаточных описей дел (реестрам описей, листам фондов). Наличие архивных документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.

Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:

наличие описей;

количество архивных дел, числящихся по описям;

количество архивных дел, оказавшихся в наличии;

номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

количество архивных дел, не включенных в описи;

количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;

номера и наименования архивных дел с неисправимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и подшивки;

условия хранения архивных документов.

По результатам инвентаризации составляется акт проверки и наличия состояния дел фонда (приложение N 22). Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (приложение N 23), являющийся приложением к акту проверки и наличия состояния дел фонда. Акты проверки включаются в дело фонда.

5.6.7. При проведении инвентаризации необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику (руководителю) территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.8. В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел.

5.6.9. Архивные дела, находящиеся на день инвентаризации во временном пользовании внутри Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.

Архивные дела, находящиеся в период инвентаризации во временном пользовании за пределами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, считаются имеющимися в наличии.

5.6.10. Если в ходе инвентаризации будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года со дня завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.

В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (приложение N 24). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается в Центральный архив.

Центральный архив снимает с учета архивные документы на основании решения Государственного архива Российской Федерации.

Архив территориального органа (организации) МЧС России снимает с учета архивные документы на основании решения Центрального архива.

Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

5.6.11. По окончании инвентаризации акт проверки наличия и состояния дел фонда (приложение N 22) с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве - директором Центрального архива.

Акты проверки наличия и состояния дел служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

5.6.12. Инвентаризация считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.