4.5. Сдача документов в Центральный архив и в архив территориального органа (организации) МЧС России

4.5.1. Сдача документов в архив территориального органа (организации) МЧС России структурными подразделениями территориального органа (организаций) МЧС России и организациями - источниками комплектования архива территориального органа (организации) МЧС России производится в сроки, устанавливаемые годовым планом, утверждаемым приказом территориального органа (организации) МЧС России.

Структурные подразделения территориального органа (организации) МЧС России передают дела в архив территориального органа (организации) МЧС России не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.

4.5.2. Сдача документов центральным аппаратом, территориальными органами (организациями) МЧС России в Центральный архив производится в сроки, устанавливаемые годовым планом сдачи документов в Центральный архив.

Годовой план сдачи документов в Центральный архив утверждается приказом МЧС России.

4.5.3. Расходы, связанные с передачей документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, должны быть включены в план основных мероприятий организаций - источников комплектования.

4.5.4. Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году территориальные органы и организации МЧС России представляют в комплектующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные) отдельно по каждому фонду.

4.5.5. Документы сдаются в Центральный архив, архивы территориальных органов (организаций) МЧС России в полном объеме за обозначенный период:

структурными подразделениями <1> - по сдаточным описям дел;

--------------------------------

<1> Здесь и далее под структурными подразделениями понимаются структурные подразделения, непосредственно подчиненные руководству МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России (департаменты, управления, самостоятельные отделы). Другие структурные подразделения, входящие в состав вышеуказанных структурных подразделений, передают свои документы по описям и в составе документов основного структурного подразделения.

территориальными органами (организациями) МЧС России - по описям дел (приложения N 10 - 14), именуемым далее архивными описями. Архивные описи постоянного срока хранения должны быть утверждены, а описи дел по личному составу - согласованы экспертной комиссией архива, принимающего дела. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение в архив (приложение N 18), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, принимающем дела, другой - в архиве, передающем дела. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел документов, в том числе один - в электронном виде.

Структурные подразделения центрального аппарата сдают документы в полном объеме за обозначенный в плане период в Центральный архив по сдаточным описям дел.

4.5.6. При сдаче документов особое внимание обращается на наличие приказов по личному составу, книг учета личного состава, финансовых документов на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы работникам (по годам за весь обозначенный период).

В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению.

Для доставки документов в архив с использованием транспортных средств документы упаковываются в мешки (короба), которые опечатываются мастичной печатью или пломбируются.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

4.5.7. Электронные документы поступают в архив в составе контейнеров электронных документов. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляются в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России в соответствующих информационных системах.

4.5.8. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку) <1>.

--------------------------------

<1> В соответствии со стандартом ISO/IEC CD 21320-1 "Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро" (Information technology - Document Container File - Part 1: Core).

В контейнер электронного документа включаются:

контент и метаданные электронного документа;

файлы электронных подписей;

визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

4.5.9. Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

4.5.10. При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения центрального аппарата МЧС России в Центральный архив и из структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России в архив территориального органа (организации) МЧС России по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему соответствующего архива и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. В информационной системе Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.

4.5.11. Электронные документы передаются в Центральный архив и архивы территориальных органов (организаций) МЧС России на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в Центральном архиве МЧС России, архиве территориального органа (организации) МЧС России является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

4.5.12. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

4.5.13. Документы в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России доставляются транспортом сдатчика. Секретные дела доставляются спецсвязью или в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с принимающим архивом.

Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до принимающего архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов до (от) железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России несет сдатчик.

4.5.14. При большом удалении территориального органа (организации) МЧС России от принимающего архива с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, сдающий документы, документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес принимающего архива посылками через спецсвязь, организацию фельдъегерско-почтовой связи или транспортными компаниями (по договорам). На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись:

Прибывающие в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России представители территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

4.5.15. Для сдачи документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России структурные подразделения центрального аппарата, территориальный орган (организация) МЧС России выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.

4.5.16. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на принимающий архив.

4.5.17. В целях реализации годового плана сдачи документов в Центральный архив могут быть запланированы централизованные перевозки документов из территориальных органов (организаций) МЧС России в Центральный архив, которые включаются в план основных мероприятий МЧС России и Центрального архива.

4.5.18. Описи на сданные в архив документы подшиваются:

структурными подразделениями - в соответствующее номенклатурное дело в структурном подразделении;

территориальными органами (организациями) МЧС России - в дело соответствующего фонда, которое постоянно хранится в территориальном органе (организации) МЧС России.

4.5.19. При ликвидации территориального органа (организации) МЧС России все дела с не истекшими сроками хранения передаются на хранение в Центральный архив. Вместе с делами в Центральный архив сдается полностью оформленный исторический формуляр и историческая справка территориального органа (организации) МЧС России. Начальниками (руководителями) территориальных органов (организаций) МЧС России перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в Центральный архив при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России, осуществляется только после сдачи документов на архивное хранение.

Передача дел и документов ликвидированных территориальных органов (организаций) МЧС России другим организациям запрещается.

Описи на дела, переданные на хранение в Центральный архив при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России, подшиваются в ликвидационный акт.

4.5.20. Справка о закрытии фонда выдается Центральным архивом после сдачи всех документов ликвидируемого территориального органа (организации) МЧС России, сроки хранения которых не истекли. Справка включается приложением в ликвидационный акт. Закрытие фонда производится после передачи в Центральный архив ликвидационного акта.

4.5.21. В случае ликвидации структурного подразделения (без передачи его функций другому структурному подразделению) все дела с не истекшими сроками хранения должны быть переданы по сдаточным описям в соответствии с номенклатурой дел в сроки, установленные распорядительным документом о ликвидации структурного подразделения:

структурными подразделениями центрального аппарата - в Центральный архив;

структурными подразделениями территориального органа (организации) МЧС России - в архив территориального органа (организации) МЧС России.

При этом номенклатура дел должна быть оформлена в установленном порядке (заполнены все графы и сделаны все необходимые отметки).

В случае реорганизации структурных подразделений с передачей функций (или части их функций) в другие структурные подразделения все дела с не истекшими сроками хранения должны быть переданы по принадлежности, по актам приема-передачи документов <1> в соответствии с номенклатурой дел. Передача дел осуществляется под руководством соответствующего архива. Дела, не востребованные структурным подразделением, являющимся правопреемником, передаются в соответствующий архив по сдаточным описям.

--------------------------------

<1> Форма акта устанавливается инструкцией по делопроизводству, действующей в МЧС России.

4.5.22. Территориальные органы (организации) МЧС России при передислокации все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в архив территориального органа (организации) МЧС России. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по решению ЦЭК могут быть уничтожены в установленном порядке.

4.5.23. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению Центрального архива документы могут быть приняты в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России без представителя организации-сдатчика.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, приняв по акту в опечатанных мешках <1> документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения принимающий архив обязан письменно подтвердить территориальному органу (организации) МЧС России, сдавшему(ей) документы, получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.

--------------------------------

<1> Для транспортировки документов могут применяться и другие облегченные хранилища, имеющие возможность опечатывания и обеспечивающие защиту от несанкционированного вскрытия.

4.5.24. Организации МЧС России при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы. Дальнейшее хранение и передачу их в Центральный архив осуществляют в соответствии с требованиями Инструкции.