Лист фонда

6.3.16. Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.

6.3.17. Основанием для записи поступления описанных и неописанных дел в листе фонда является:

описи дел структурного подразделения (приложения N 3 - 7) и годового раздела архивной описи дел (приложения N 10 - 14);

номенклатура дел, заменяющая годовой раздел архивной описи дел;

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37).

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 38);

акт об утрате документов (приложение N 34);

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив (из архива) (приложение N 18);

акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 9);

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 35);

постановление об изъятии дела из архива.

6.3.18. Акт проверки наличия и состояния дел фонда (приложение N 22) не является основанием для внесения изменений в лист фонда.

6.3.19. Номер листа фонда (приложение N 29) соответствует номеру фонда по списку фондов архива.

6.3.20. Лист фонда включает в себя заголовок и две основных части:

1. Учет неописанных документов.

2. Учет описанных документов.

6.3.21. В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения:

номер фонда: проставляется по списку фондов;

местонахождение фонда: указывается наименование архива, хранящего дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;

дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России;

крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенного архивного фонда, образованного по принципу подчиненности, указываются крайние даты деятельности руководящего органа;

для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных или последовательно сменявших друг друга организаций, крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней;

последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов;

название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности согласно крайним датам перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования;

последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России документов.

6.3.22. При поступлении в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 "Учет неописанных документов" в условных единицах.

6.3.23. Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов.

6.3.24. Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2).

6.3.25. В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов). В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.26. Выбытие неописанных документов обычно связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, что оформляется отдельной строкой (графы 3, 4, 5, 6 никогда не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов (переработки описей).

6.3.27. На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 - крайние даты этих дел.

6.3.28. Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 и 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены, как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда.

6.3.29. После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах.

6.3.30. Если документы в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России поступают в виде сформированных дел по описям (в т.ч. описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 "Учет описанных документов" после составления годовых разделов архивных описей дел, документов.

6.3.31. В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов.

6.3.32. Номер описи дел (графа 2) проставляется согласно соответствующей описи дел, по которой дела поступили в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.33. В графе 3 указывается год, за который составляется годовой раздел архивной описи дел, или год создания документов, включенных в опись.

6.3.34. В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей, книге регистрации сдаточных описей или на обложке описи дел.

6.3.35. Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций-предшественников и др.).

6.3.36. Общее количество поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5.

6.3.37. Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России по каждой из описей (графы 2 - 4) на основании соответствующих документов (актов).

6.3.38. В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел).

6.3.39. Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России выбыли документы, указываются полностью (графа 7).

6.3.40. В графах 8 и 9 указывается количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам архивных описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПМК.

6.3.41. Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России после каждого их поступления или выбытия.

6.3.42. После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы архивных описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел архивной описи дел или в законченную архивную опись, вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37), а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПМК.

6.3.43. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается "продолжение, ф. N ___ лист N 2". Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований.

6.3.44. Лист фонда хранится в деле фонда или в отдельном номенклатурном деле.