Книга учета поступления и выбытия документов

6.3.6. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 27) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению и передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

6.3.7. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге учета под самостоятельным порядковым номером.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за новым порядковым номером.

Учет поступления и выбытия документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России, хранящем один фонд, ведется по листу фонда (приложение N 29).

6.3.8. Если документы фонда поступают в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, то в соответствующей графе книги учета поступления и выбытия документов указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги учета поступления и выбытия документов.

6.3.9. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) по состоянию на 1 января.