7.5. Выдача дел во временное пользование

7.5.1. Дела выдаются во временное пользование из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на срок, не превышающий:

10 дней - сотрудникам, исполняющим запросы;

1 месяц - сотрудникам структурных подразделений для использования в служебных целях;

3 месяца - другим организациям для использования в служебных целях.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.

При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.

7.5.2. Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

7.5.3. Решение на выдачу дел во временное пользование принимается:

сотрудникам структурных подразделений - начальником (руководителем) структурного подразделения, в деятельности которого образованы документы или начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. В Центральном архиве - главным хранителем фондов;

другим организациям - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве - директором Центрального архива.

Решение на выдачу архивных документов, входящих в состав фонда центрального аппарата, принимается директором Центрального архива. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу, согласованному с начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и начальником (руководителем) структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает директор Центрального архива.

Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не производится.

7.5.4. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения лиц, которым предоставлено право разрешения на выдачу документов.

7.5.5. Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из архивохранилищ не выдаются, вместо них выдаются их копии.

7.5.6. Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяется также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Результаты проверки отмечаются в листах-заверителях дела.

7.5.7. Выдача дел и позитивов микрофильмов из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел (приложение N 42). Сведения о выданных делах заносятся в книгу выдачи дел (приложение N 43).

7.5.8. Выдача дел во временное пользование другим организациям (по их письменному запросу) оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение N 44). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве, выдавшем дела.

7.5.9. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел во временное пользование (приложение N 45), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель дела (приложение N 46). Карты-заместители и хранятся в архиве, выдавшем дела, до минования надобности.

Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

При возврате дела в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России почтовой связью, оно должно быть законвертовано. Вскрытие конверта и полистная проверка осуществляются комиссионно.

7.5.10. Каждое выдаваемое во временное пользование дело должно иметь лист использования дела (приложение N 47).

7.5.11. Запрещается выдавать находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.

Сведения о наличии указанных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России и об их содержании сообщаются заинтересованным организациям и государственным органам.