Описи дел

6.3.45. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

6.3.46. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России на основе сдаточных описей дел составляются годовые разделы архивных описей дел (приложения N 10 - 14).

6.3.47. В годовой раздел архивной описи дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в течение года в деятельности всех структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЦЭК", "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

6.3.48. На личные дела составляется отдельный годовой раздел архивной описи (отдельно по каждой категории сотрудников) по форме описи дел по личному составу (приложение N 12).

6.3.49. На дела, поступающие в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России от организаций - источников комплектования, также составляются архивные описи дел <1>.

--------------------------------

<1> В Центральном архиве архивные описи дел формируются в соответствии с требованиями Государственного архива Российской Федерации.

6.3.50. Законченная архивная опись дел составляется за период не более 5 лет и количество единиц хранения (заголовков дел) в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер.

6.3.51. Заголовки дел, включенные в архивную опись дел, нумеруются в валовом порядке.

6.3.52. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел архивной описи дел, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в п. 4.4. "Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России".

6.3.53. Архивной описи дел присваивается порядковый номер по листу фонда, начиная с N 1. Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В случае выбытия всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения ставится штамп "Выбыло" и ссылка на документ, явившийся основанием для убытия.

6.3.54. К каждой архивной описи дел составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые являются справочным аппаратом архивной описи.

6.3.55. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. В предисловии указывается, какие дела не вошли в опись за указанный в ней период и причины их отсутствия.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

6.3.56. Оглавление составляется, если в архивной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

6.3.57. Законченная архивная опись дел постоянного хранения и дел по личному составу составляется в трех экземплярах, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения - в двух экземплярах:

первый подшивается в дело фонда;

второй направляется на рассмотрение ЭК территориального органа (организации) МЧС России и подшивается к документам ЭК;

третий направляется на рассмотрение экспертной комиссии архива, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России.

6.3.58. Законченные архивные описи дел не позднее 2 лет после завершения должны быть согласованы с ЭК территориального органа (организации) МЧС России и не позднее 4 лет архивные описи дел постоянного срока хранения утверждены, а по личному составу - согласованы ЭПМК.

6.3.59. Внесение в законченную архивную опись дел изменений после утверждения ее ЭПМК допускается только после принятия ЭПМК соответствующего решения.

6.3.60. После утверждения (согласования) архивной описи ЭПМК опись утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.61. Обязательным элементом оформления архивной описи является титульный лист описи дел (приложение N 39).

На титульном листе законченной описи дел указываются:

наименование архива, принимающего дела;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты документов, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела.

6.3.62. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней подшивается в дело фонда.