4.6. Прием документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России

4.6.1. При приеме дел и описей в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями руководящих документов МЧС России по ведению делопроизводства и Инструкции.

Дела с истекшими сроками хранения в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не принимаются.

Прием дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются его личной печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.

4.6.2. Дела Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России принимаются:

с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;

несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в листе-заверителе дела, с просчетом листов.

Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие заголовка дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями организаций-сдатчиков.

4.6.3. Выявленные при приеме дел дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в листе-заверителе дела.

4.6.4. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются директором Центрального архива, начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, принимающий документы.

Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов и листов. Вторые экземпляры актов высылаются в адрес территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, для принятия мер.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется мастичной печатью.

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.

Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.

4.6.5. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в принимающем архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, для принятия мер.

Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем помещаются на карантин отдельно от других дел на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. По результатам осмотра принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.

4.6.6. На обложке каждого принятого дела заполняется соответствующий штамп, в котором указывается номер фонда, номер описи и номер дела по описи. В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.

4.6.7. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в акте приема-передачи документов, указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. В акте приема-передачи документов расписывается и сдатчик.

4.6.8. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).