6.4. Классификация документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России

6.4.1. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (территориального органа, организации МЧС России, их правопреемников), составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

6.4.2. Территориальный орган (организация) МЧС России, образующие в процессе своей деятельности документальный фонд, называются фондообразователями.

Основными признаками, присущими фондообразователю, являются:

наличие приказа (распоряжения, постановления) на формирование (переформирование) территориального органа (организации) МЧС России;

наличие у территориального органа (организации) МЧС России наименования (полного, сокращенного, условного);

организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства,

наличие гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.

Фондообразователями в некоторых случаях могут являться организации МЧС России, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных признаков (например: организации МЧС России, финансирование которых осуществляется централизованно).

6.4.3. Документы территориальных органов (организаций) МЧС России, сформированных с признаками, указанными в п. 6.4.2, составляют самостоятельные архивные фонды.

6.4.4. Документы территориальных органов (организаций) МЧС России и их первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

6.4.5. Дела общего производства, которые велись последовательно в нескольких территориальных органах (организациях) МЧС России, включаются в состав фонда территориального органа (организации) МЧС России, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России с передачей его (ее) функций вновь созданному территориальному органу (организации) МЧС России, законченные производством дела подлежат передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России, являющегося его правопреемником, вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом, а незаконченные дела, переданные для дальнейшего ведения делопроизводством - правопреемнику, и включаются в фонд последнего.

6.4.6. В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России с передачей его (ее) функций другому органу исполнительной власти, не входящему в МЧС России, место хранения архивных фондов определяет ликвидационная комиссия с участием представителя Центрального архива.

6.4.7. При реорганизации фондообразователя, не повлекшей коренного изменения его деятельности, а выразившейся в расширении или сужении функций, изменении подчиненности, названия, структуры, штатов, а также при временном прекращении, а затем восстановлении его деятельности, документы данного территориального органа (организации) МЧС России до и после реорганизации составляют один фонд.

6.4.8. При разделении территориального органа (организации) МЧС России на несколько территориальных органов (организаций) МЧС России, объединении нескольких территориальных органов (организаций) МЧС России с передачей всех или некоторых функций вновь созданному территориальному органу (организации) МЧС России, законченные производством дела подлежат передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России организации-правопреемника, а незаконченные дела, переданные в организацию-правопреемник, включаются в фонд последнего.

6.4.9. Документы территориального органа (организации) МЧС России, образованных с названием, которое имел ликвидированный ранее территориальный орган (организация) МЧС России, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд.

6.4.10. Награждение территориального органа (организации) МЧС России орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.

6.4.11. Работа по фондированию документов осуществляется:

в делопроизводстве территориального органа (организации) МЧС России - в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архив территориального органа (организации) МЧС России;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - при отборе документов для передачи в Центральный архив;

в Центральном архиве - при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.

6.4.12. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего территориального органа (организации) МЧС России и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.

6.4.13. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

входящие документы относятся к фонду территориального органа (организации) МЧС России, от которого (которой) они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности территориального органа (организации) МЧС России, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

исходящие документы относятся к фонду того территориального органа (организации) МЧС России, который является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду того территориального органа (организации) МЧС России, в котором они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию территориального органа (организации) МЧС России, которое указано в документе, по подписям авторов.

6.4.14. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

6.4.15. Каждому архивному фонду присваивается официальное название фондообразователя (полное и сокращенное), соответствующее наименованию территориального органа (организации) МЧС России на момент первого поступления документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

6.4.16. Хронологическими границами архивного фонда являются:

территориального органа (организации) МЧС России - официальные даты образования и ликвидации территориального органа (организации) МЧС России;

объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организации МЧС России, документы которой вошли в состав фонда;

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документов.

Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности территориального органа (организации) МЧС России или если в фонд были переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т.д.