Проверки организации архивной работы

5.6.22. Проверки организации архивной работы проводятся:

Центральным архивом - во всех территориальных органах (организациях) МЧС России <1>;

--------------------------------

<1> Центральный архив участвует в проведении проверок структурных подразделений центрального аппарата МЧС России по вопросам состояния архивной работы по поручению Подразделения делопроизводства центрального аппарата МЧС России.

архивом территориального органа (организации) МЧС России - в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России, в состав которого входит архив, а также в организациях МЧС России, являющихся источниками комплектования архива территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.23. Проверки проводятся в виде специальных проверок и осуществляются:

Центральным архивом - в соответствии с планом основных мероприятий Центрального архива на текущий год, который утверждается в установленном порядке. Внеплановые проверки могут проводиться по поручению руководства МЧС России;

архивом территориального органа (организации) МЧС России - в соответствии с планом работы архива территориального органа (организации) МЧС России на текущий год, утверждаемым начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив.

5.6.24. Проверки проводятся в целях:

установления фактического положения дел по выполнению задач, возложенных на архив территориального органа (организации) МЧС России;

оценки результатов деятельности архива территориального органа (организации) МЧС России;

определения уровня профессиональной подготовки, качества исполнения требований законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов МЧС России;

выявления недостатков в практической деятельности структурных подразделений, архива территориального органа (организации) МЧС России и оказания помощи в их устранении;

выработки предложений по улучшению деятельности структурных подразделений и архивов территориальных органов (организаций) МЧС России;

изучения, обобщения и распространения новых методов работы.

5.6.25. Задачами проверок являются:

определение соответствия организации деятельности проверяемых структурных подразделений и архивов территориальных органов (организаций) МЧС России требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов МЧС России;

оценка степени влияния деятельности архивов территориальных органов (организаций) МЧС России на деятельность структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России, в состав которого входит архив, и организаций - источников комплектования, роли руководящего состава в организации управления архивом территориального органа (организации) МЧС России;

проверка состояния дел по устранению недостатков, выявленных в ходе проведения проверок;

выявление причин и условий, способствующих возникновению недостатков в деятельности проверяемых структурных подразделений и архивов территориальных органов (организаций) МЧС России, выработка мер, направленных на их устранение, а также оказание практической и методической помощи проверенному структурному подразделению, архиву территориального органа (организации) МЧС России в совершенствовании деятельности.

5.6.26. Для проведения проверок создаются:

комиссия Центрального архива - для проверок территориальных органов (организаций) МЧС России;

комиссия территориального органа (организации) МЧС России - для проверок структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России и организаций - источников комплектования архива территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.27. С целью заблаговременной подготовки к проверке разрабатывается программа проверки, в которой отражается: цель, содержание, время и порядок проведения, основные вопросы проверки, перечень практических мероприятий, проводимых в ходе проверки.

5.6.28. Программа проверки, проводимой Центральным архивом, утверждается директором Центрального архива, а программы проверок, проводимых архивами территориальных органов (организаций) МЧС России - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив.

Программа проверки доводится до сведения проверяемого архива (структурного подразделения) территориального органа (организации) МЧС России не позднее чем за 2 недели до начала проверки.

5.6.29. По результатам проверки составляется акт. Типовая форма акта проверки устанавливается методическими рекомендациями Центрального архива.

5.6.30. В акте проверки указываются:

дата, время и место составления акта проверки;

наименование архива, проводившего проверку;

дата и номер распоряжения, приказа или ссылка на пункт плана основных мероприятий, послужившими основанием для проведения проверки;

фамилии и инициалы, должность должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;

наименование проверяемого архива (структурного подразделения);

дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, об их характере с указанием ссылок на нормативные документы и сроков их устранения;

сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки начальника (руководителя), иного уполномоченного должностного лица представителя архива (структурного подразделения), присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи;

подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

5.6.31. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения. После его утверждения акт направляется начальнику (руководителю), иному уполномоченному должностному лицу архива (структурного подразделения), в отношении которого проводилась проверка. В архиве, проводившем проверку, остается копия акта для контроля устранения нарушений.