6.3. Порядок ведения основных учетных документов

6.3.1. Основаниями каждой записи в основных учетных документах являются:

а) при поступлении документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России:

сдаточные описи структурных подразделений (приложения N 3 - 7);

номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме согласно приложению N 18);

акт об обнаружении документов;

б) при выбытии документа из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России:

акт приема-передачи документов на хранение в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России (приложение N 18);

акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 9);

акт об утрате документов (приложение N 34);

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 35);

постановление об изъятии документов.

6.3.2. По результатам выполнения внутриархивных работ (составления архивных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

архивная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения N 10 - 14);

опись особо ценных дел (приложение N 36);

опись страхового фонда (приложение N 32);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37);

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 38).