6.2. Система учетных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России

6.2.1. Система учетных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России - это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.2.2. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов установлены Инструкцией и обязательны для применения в Центральном архиве и архивах территориальных органов (организаций) МЧС России. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются Центральным архивом и архивами территориальных органов (организаций) МЧС России самостоятельно.

6.2.3. Основными учетными документами в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России являются:

книга регистрации сдаточных описей дел (приложение N 26) для регистрации сдаточных описей дел, поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России от структурных подразделений;

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 27) для учета в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фондов (приложение N 28) для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда (приложение N 29) для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

опись дел (приложения N 10 - 14) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в эту опись;

реестр описей - для регистрации архивных описей дел, учета их количества и состава (приложение N 30);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 31) для учета в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в Центральном архиве и архивах территориальных органов (организаций) МЧС России, осуществляющих страховое копирование документов);

опись страхового фонда (приложение N 32) для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в Центральном архиве, осуществляющем страховое копирование особо ценных документов);

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России составляется паспорт архива (приложение N 33), хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года. Паспорт архива предоставляется не позднее 10 декабря в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России. К паспорту архива прилагается пояснительная записка, если за отчетный период в архиве территориального органа (организации) МЧС России производилась передача документов в другие архивы (с указанием наименований фондов, видов документов, за какой период и их количества).

Центральный архив осуществляет централизованный учет архивных документов, хранящихся в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России. С этой целью Центральный архив формирует и ведет Центральный фондовый каталог на архивные документы МЧС России, а также ежегодно проводит паспортизацию архивов территориальных органов (организаций) МЧС России.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России ведут контрольно-наблюдательные дела на каждую организацию, являющуюся его источником комплектования, в которые подшиваются документы (копии): учредительные, организационно-штатные, по проведенным проверкам организации делопроизводства и архивной работы вышестоящими органами, акты приема-сдачи дел и должности начальниками (руководителями) организаций и др.

6.2.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов и др.

6.2.5. Книги учета, список фондов, сдаточные описи дел, паспорт архива, дело фонда включаются в номенклатуру дел под отдельными номерами.