XI. Порядок завершения работы с обращениями граждан

11.1. Исполненные документы по рассмотрению обращений граждан формируются в дела работниками, отвечающими за делопроизводство по обращениям граждан в структурных подразделениях Минпросвещения России в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России в хронологическом порядке по систематическому принципу.

11.2. Каждое рассмотренное письменное обращение гражданина и все материалы, связанные с его рассмотрением, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

1) лист резолюции по письменному обращению гражданина;

2) письменное обращение, приложения к нему (если имеются);

3) визовые копии ответа автору обращения, промежуточных ответов автору (если имеются);

4) служебное письмо о продлении срока рассмотрения обращения (если имеется);

5) заключение о результатах проведенной проверки (в случае ее проведения);

6) материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения).

11.3. Подшивать в дела нерассмотренные документы по обращениям граждан запрещается.

11.4. Данные о списании документов по рассмотрению обращений граждан и материалы по ним формируются в ЕСЭД в электронные дела с номером соответствующего структурного подразделения Минпросвещения России.

11.5. Обращения граждан хранятся в архиве Минпросвещения России в течение 5 лет. Архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение Центральной экспертной комиссии Минпросвещения России, после получения которого составляется акт на уничтожение документов или передачу их на постоянное хранение.