18. Отметка о приложении (19)

Реквизит "отметка о приложении" содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов приложения и количество экземпляров в приложении, например:

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения, например:

Если приложение (приложения) сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: методические рекомендации, в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При подготовке документа с количеством приложений, превышающим 7 наименований, составляется опись, в которой указываются реквизиты прилагаемых документов. В этом случае в отметке о приложении указывается количество листов описи, например:

Приложение: документы согласно описи, на 2 л.

На описи приложений указывается регистрационный номер документа. Опись подписывается исполнителем.

Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (например, компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: CD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на электронный носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При записи на обособленный материальный носитель одного документа отметку о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD-R в 1 экз., файл spravka_2021.pdf, 77Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip), например:

В распорядительных документах и договорах (соглашениях, контрактах) отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: "(приложение)" или "(приложение N 1)";

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу пишется "Приложение" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Если приложением к распорядительному документу является иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения документа, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки в пределах зоны, занятой реквизитом.