17. Текст документа (18)

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа, направляемый иностранным корреспондентам, может составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами (за исключением нормативных правовых актов, в которых главы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими). Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("приказываю:...");

в приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("приказываем:...");

в организационно-распорядительных документах - от первого лица единственного числа ("предлагаю...", "прошу...");

в распорядительных документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила");

в докладных и служебных записках - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("предлагаем...", "решили...");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в служебных письмах - от первого лица множественного числа ("просим...", "направляем...", "предлагаем...") или от третьего лица единственного числа ("Федеральная служба не возражает...", "...считает возможным...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "прошу...", "предлагаю...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность подразделений, должностных лиц (положение, должностные обязанности, должностная инструкция, должностной регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия установила...").

Слово "приказываю" печатается вразрядку и может выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах используются вступительное обращение (словосочетание, выражающее уважение к адресату), например:

Уважаемый Юрий Владимирович!

Уважаемая Анна Александровна!

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Уважаемые господа!

Вступительное обращение располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок к тексту" и отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать нормам официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Кроме того, в служебных письмах используется заключительная этикетная фраза (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату), например:

С уважением,;

С благодарностью и уважением,.

Заключительная этикетная фраза используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, распорядительных документов, ранее изданных органами государственной власти или Федеральной службой войск национальной гвардии Российской Федерации, исполнителем указывается наименование вида документа, наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), издавшего документ, дата документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с требованиями приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 8 августа 2016 г. N 57 "О согласовании вопросов строительства, развития, подготовки и применения войск национальной гвардии Российской Федерации"...";

"Во исполнение требований, изложенных в приказе Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 17 августа 2016 г. N 65 "О проведении квалификационных испытаний военнослужащих воинских частей (подразделений) сил специального назначения войск национальной гвардии Российской Федерации"...".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.