18. Управление документами в системе электронного документооборота

18.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

18.2. Внесение сведений о документе в СЭД осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК.

18.3. В процессе движения документа в Министерстве (создание проекта документа, внесение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.

18.4. Внесение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документом осуществляется посредством заполнения полей РК.

18.5. В РК вносятся следующие сведения о входящем документе:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- дата поступления документа;

- входящий регистрационный номер;

- способ доставки документа;

- краткое содержание документа;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- сведения об ЭП;

- результат проверки ЭП;

- электронный адрес адресата;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

18.6. В РК вносятся следующие сведения об исходящих документах:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации-корреспондента;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- количество листов основного документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- гриф ограничения доступа к документу;

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- сведения об электронной подписи;

- ссылки на файл отправляемого документа;

- электронный адрес корреспондента;

- способ доставки документа корреспонденту.

18.7. При внесении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

- наименование структурного подразделения Министерства, подготовившего проект документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- структурное подразделение Министерства (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

- отметка о контроле;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

18.8. Состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на их обращения:

- фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

- наименование организации-корреспондента;

- дата обращения гражданина, организации;

- регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

- дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

- дата поступления обращения гражданина, организации;

- входящий регистрационный номер;

- краткое содержание обращения гражданина, организации;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа, наименование органа власти, организации);

- отметка о контроле;

- сведения об ЭП (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного ЭП);

- результат проверки электронной подписи;

- электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

- почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

- вопрос по тематическому классификатору;

- ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься иные сведения.

18.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе движения документов исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

18.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы с документами, включенными в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений Министерства, должностных лиц, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел;

справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

18.11. Пользователи СЭД разделяются на группы. Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Министерства пользователя СЭД.

18.12. Руководители и государственные служащие Министерства, имеющие ключи ЭП, при рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронной форме в СЭД должны использовать способы подтверждения действий при помощи ЭП.

Документы в электронной форме, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по каналам МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" только в случае, если СЭД адресатов поддерживают взаимодействие по МЭДО.

При получении документов в электронной форме, подписанных ЭП, перед регистрацией должна осуществляться проверка ее подлинности.

При создании бумажной копии документа в электронной форме (подлежащего передаче по каналам МЭДО), подписанного ЭП и хранящегося в СЭД, на бумажной копии автоматически проставляется штамп со сведениями о сертификате ЭП.

Документ в электронной форме, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.