21.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

21.1.1. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), сроки их хранения и является основным учетным документом, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

21.1.2. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

21.1.3. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности Министерства, включая входящие документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (при их наличии), парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, обращения граждан и организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них, документы государственных и негосударственных организаций, документы общественных и религиозных организаций, документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

21.1.4. При составлении номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе Министерства, номенклатурой дел Министерства за прошедший год, локальными нормативными актами Министерства, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности Министерства, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

21.1.5. В номенклатуру дел, формируемую в Министерстве, включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов <19*>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

--------------------------------

<19*> Копии документов включаются в номенклатуру дел Министерства, если копия - единственный экземпляр документа в Министерстве, а также, если копии необходимы для деятельности структурного подразделения Министерства.

Не включаются в номенклатуру дел, формируемую в Министерстве, периодические издания, книги, брошюры.

21.1.6. Сводная номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется общим отделом на основании номенклатур дел структурных подразделений Министерства по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях <20> (далее - Правила хранения).

--------------------------------

<20> Приложения N 25 и N 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).

Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

21.1.7. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, подписывается начальником общего отдела, визируется лицом, ответственным за архив, утверждается Министром после согласования проекта номенклатуры дел с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией Федерального казенного учреждения "Государственного архива Российской Федерации".

21.1.8. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, в конце каждого года уточняется, утверждается Министром и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

21.1.9. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение Министерства в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел данного структурного подразделения Министерства и представляет ее в общий отдел для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, после чего раздел номенклатуры вышеуказанного структурного подразделения Министерства присоединяется к действующей сводной номенклатуре дел.

21.1.10. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, составляется в трех экземплярах:

- 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел Министерства является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Департамента управления делами и кадров;

- 2-й экземпляр номенклатуры дел Министерства передается в архив Министерства в качестве учетного документа;

- 3-й экземпляр номенклатуры дел Министерства передается в Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации", в случае ее согласования экспертно-проверочной комиссией Федерального казенного учреждения "Государственного архива Российской Федерации".

В структурные подразделения Министерства номенклатура дел, формируемая в Министерстве, рассылается общим отделом в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

21.1.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях - в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

21.1.12. Номенклатура дел, формируемая в Министерстве, строится по структурной схеме (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Министерства, расположенные в соответствии с утвержденной структурой Министерства).

21.1.13. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства составляется в каждом структурном подразделении Министерства государственным служащим, ответственным за делопроизводство данного структурного подразделения Министерства, при участии ведущих специалистов подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения Министерства.

21.1.14. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения Министерства, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел, формируемой в Министерстве и состоит из индекса структурного подразделения Министерства (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой Министерства или классификатором структурных подразделений Министерства) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения Министерства;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел, формируемую в Министерстве, следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование Министерства, структурного подразделения Министерства, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (Министерства, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность структурного подразделения Министерства, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

- "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются).

Например:

- "Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета";

- "Протоколы оперативных совещаний у Министра и документы к ним".

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

- "Протоколы заседаний Экспертного совета".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

- "Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

- "Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

- "Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

- "Переписка с ООО "Горсвязь" о предоставлении услуг связи".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

1) если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

- "Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы".

2) если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

- "Переписка с ФГБУ "ФРЦ" Минздрава России о планировании и отчетности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

- "Отчеты структурных подразделений Министерства за 2017 год";

- "Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

21.1.15. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

21.1.16. В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

21.1.17. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронной форме с указанием наименования информационной системы:

- "Электронной документы. СЭД "Канцелярия";

- База данных "Служебные записки".

21.1.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел, формируемой в Министерстве, в каждом структурном подразделении Министерства оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" ("ЭПК" - Экспертно-проверочной комиссией) и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Министерстве.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел формируемой Министерстве, передаются в архив Министерства, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.