4.9. Учет и анализ объемов документооборота

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

17.9.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по Министерству в целом, по отдельным структурным подразделениям Министерства, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

17.9.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по базе данных СЭД.

17.9.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в Министерстве, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.