16. Записка (докладная, служебная)

Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями Министерства и руководством Министерства.

Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения Министерства, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока, предусмотренного в номенклатуре дел, формируемой в Министерстве исключительно в электронной форме в СЭД. За исключением документов, содержащих сведения ограниченного распространения.

В Министерстве для работы с докладными (служебными) записками в электронной форме используются электронные шаблоны докладных (служебных) записок.

Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются выводы.

Регистрация докладных (служебных) записок осуществляется в СЭД.