I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее соответственно - Министерство, Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами, а также с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 25 декабря 2020 г. N 199.

Инструкция является обязательной для исполнения всеми государственными служащими Министерства (далее - государственные служащие).

2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства.

3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Министерства.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, за исключением сроков их исполнения.

6. Особенности обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве регулируются приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 14 июля 2020 г. N 700н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве здравоохранения Российской Федерации".

7. Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче в архив Министерства. <1>

--------------------------------

<1> Статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации 2011, N 50, ст. 7344; 2021, N 27. ст. 5187).

8. Особенности делопроизводства по обращениям граждан определяются Инструкцией об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28 июля 2015 г. N 493н.

9. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, применения современных информационных технологий и технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется Департаментом управления делами и кадров Министерства.

10. Организация, ведение и совершенствование системы электронного документооборота в Министерстве, а также обеспечение управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами осуществляется Департаментом цифрового развития и информационных технологий Министерства.

11. Работа с документами, содержащими сведения о государственной тайне, осуществляется Отделом по защите государственной тайны Министерства в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

12. Ведение делопроизводства в Министерстве может осуществляться с использованием СЭД и системы Учета и контроля исполнения документов (далее - УКИД).

13. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

14. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Министерства осуществляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях Министерства.

15. На государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, возлагаются следующие функции:

а) прием и регистрация поступающих в структурное подразделение Министерства документов;

б) регистрация исходящих из структурного подразделения Министерства документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

в) контроль за прохождением документов в структурном подразделении Министерства;

г) выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

д) подготовка для руководителя структурного подразделения Министерства сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ж) ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

з) проверка наличия документов, находящихся на исполнении у государственных служащих структурного подразделения Министерства;

и) контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

к) разработка номенклатуры дел структурного подразделения Министерства;

л) подготовка и своевременная передача дел в архив Министерства;

м) проведение для вновь принятых в структурное подразделение Министерства государственных служащих инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

16. Переписка между отделами (государственными служащими) внутри структурного подразделения Министерства не допускается.

17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

18. Государственные служащие несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>.

--------------------------------

<2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878; 2012, N 50, ст. 6954; 2018, N 32, ст. 5097); статья 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4082; 2009, N 7, ст. 777; 2016, N 26, ст. 3891).

При утрате документов государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, информирует руководство структурного подразделения Министерства и общий отдел Департамента управления делами и кадров Министерства (далее - общий отдел), после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа его заверенной копией.

19. При уходе в отпуск, выезде в командировку или в случае увольнения и перемещения по службе государственные служащие обязаны передать все находящиеся у них документы другому государственному служащему по указанию руководства структурного подразделения Министерства.

20. Вновь принятые государственные служащие, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства, обязаны в течение трех рабочих дней, начиная с даты поступления на работу, пройти в общем отделе инструктаж по ведению делопроизводства.