17.1. Принципы организации документооборота

17.1.1. Организация документооборота основывается на принципах:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

- предварительное рассмотрение входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- рассмотрение документов руководством Министерства;

- однократность регистрации документов;

- доведение документов до исполнителей;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

- обработка и отправка исходящих документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот Министерства осуществляется с использованием СЭД, УКИД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.

17.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние (внутриведомственные) документы.

В состав входящих и исходящих документов включаются:

документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, и ответы на них;

документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

иностранная корреспонденция;

дипломатическая почта;

документы от организаций, подведомственных Министерству;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма.

17.1.3. В условиях применения СЭД в Министерстве используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе, документы на бумажном носителе.

17.1.4. Документы Министерства, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром, перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается Министром после согласования с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документ в электронной форме должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Документы в электронной форме создаются в СЭД с использованием ЭП. ЭП обладают должностные лица, которые имеют право подписи. Документы в электронном виде группируются в СЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Документы в электронной форме после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел, формируемой в Министерстве. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.

17.1.5. Для документов, имеющих пометку ограничения доступа "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными, при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Для документов, имеющих пометку ограничения доступа "ДСП" в РК ставится пометка "ДСП". Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.