IX. Организация доступа к документам и их использования

22.1. Выдача дел, находящихся на хранении в архиве Министерства, для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по письменному запросу государственных служащих Министерства на имя руководителя Департамента управления делами и кадров.

22.2. В письменном запросе государственных служащих Министерства о выдаче дел, документов во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело, документ и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

22.3. Дела, документы выдаются во временное пользование государственным служащим Министерства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

22.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей о получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа государственный служащий общего отдела вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями о получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела, документы изымались по запросам государственных органов, (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора) подлинники документов должны быть возвращены в Министерство и помещены в дело.

22.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде электронных копий.

22.6. Порядок доступа государственных служащих Министерства и работников к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами Министерства, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями государственных служащих Министерства и работников в СЭД.

Государственным служащим Министерства, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются на физически обособленном материальном носителе, высылаются по электронному адресу государственного служащего, запрашивающего документ, или иным образом.

22.7. В архиве Министерства, структурном подразделении Министерства, выдавшем дело, документ, ведется учет выданных дел, документов и контроль их своевременного возврата. Электронные дела, документы возврату не подлежат.

22.8. Государственные служащие Министерства обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование дел, документов на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях. Запрещается передача полученных документов или их копий государственным служащим других структурных подразделений Министерства и работникам или организаций.

22.9. Изъятие (выемка) дел, документов, образовавшихся в деятельности Министерства, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

22.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения уполномоченного лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

22.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Министерства и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых дел, документов.

22.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись государственного служащего, ответственного за формирование и (или) хранение дела.

22.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается и уничтожается.

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

14 февраля 2022 г.