14. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма документов

14.1. Деловые (служебные) письма (далее - письма) готовятся Министерством как:

- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы ФОИВ;

- ответы на запросы органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- ответы на запросы иных государственных органов;

- ответы на запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- ответы на парламентские запросы;

- ответы на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительного органа государственной власти субъектов Российской Федерации;

- ответы на обращения гражданина или организации;

- ответы на запрос граждан или организаций о предоставлении информации о деятельности Министерства;

- запросы о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

- сопроводительные письма к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;

- инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций Министерства;

14.2. При составлении писем оформляются следующие реквизиты:

- адресат;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);

- отметка об исполнителе.

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит "ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего письма".

Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма (например, "просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание") в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

14.3. Письма печатаются на бланках установленной формы (приложение N 1).

14.4. Письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти (далее - ФОИВ), оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования ФОИВ - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись".

14.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц Министерства, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Министерства.

14.6. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

14.7. При составлении писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза.

14.8. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("просим...", "предлагаем...", "напоминаем...");

от 3-го лица единственного числа ("Министерство считает возможным...", "Министерство не располагает возможностью...");

от 1-го лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю..."), если письмо оформляется на должностном бланке.

14.9. Если проект письма оформляется на бумажном носителе, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) - на стандартных листах бумаги формата A4.

Письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) писем проводится на лицевой стороне подписного листа второго экземпляра документа.

14.10. Письмо подписывается уполномоченным лицом. Подписанное письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

14.11. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

14.12. Письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств - бывших республик в составе СССР), составляются на русском языке, проходя согласование со всеми заинтересованными лицами Министерства.

Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты "ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего письма" и "заголовок к тексту". На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

Реквизит "адресат" оформляется справа от основных реквизитов бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем - почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна. Адрес оформляется латинскими буквами (наименование страны дополняется ее названием на русском языке через запятую).

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами.

Например:

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США - название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.

Например:

В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например:

24 января 2021 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например:

2021, January 24.

В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата.

Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Новиков!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой "С уважением, ...".