X. Общие требования к ведению специального учета музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и/или камни, в КСУ на бумажном носителе

93. КСУ ведутся на бумажном носителе.

Том рукописной КСУ должен быть изготовлен из белой плотной бумаги, разграфлен типографским способом, переплетен в твердый переплет, до заполнения листы должны быть пронумерованы, том прошнурован и опечатан. Заверительная запись должна включать следующие сведения: наименование КСУ с указанием шифра, номер тома, количество пронумерованных и прошнурованных листов, наименование должности, подпись и расшифровку подписи руководителя Музея/Организации и его заместителя, курирующего работу по учету и хранению музейных предметов (главного хранителя), дату составлению заверительной записи, печать Музея/Организации (при наличии).

Заверительная запись Музея/Организации удостоверяется представителем учредителя Музея/Организации. Удостоверяющая запись включает следующие сведения: наименование должности, подпись, расшифровку подписи должностного лица учредителя Музея/Организации, дата удостоверения подписей, печать (при наличии).

Титульный лист КСУ должен содержать следующие сведения: наименование Музея/Организации с указанием организационно-правовой формы, наименование специальной коллекции, шифр коллекции, номер тома, сведения о дате начала записей и дате окончания записей (заполняется по окончанию записей в томе), диапазон учетных номеров музейных предметов, зарегистрированных в томе.

94. Записи в КСУ на бумажном носителе вносятся рукописным способом.

95. К каждому завершенному тому КСУ на бумажном носителе составляется заверительный акт. К незавершенному тому КСУ составляется лист статистического учета музейных предметов, в который по итогам календарного года вносятся сведения, необходимые для заполнения формы федерального государственного статистического наблюдения.

Для подготовки первичных статистических данных о содержании в музейных предметах драгоценных металлов и/или камней 1 раз в год проводится сверка данных о музейных предметах, содержащих драгоценные металлы и/или камни, в КСУ и актах экспертизы ДМДК в музейных предметах.

Подсчет общего количества драгоценных металлов и/или камней в музейных предметах осуществляется в соответствии с формой федерального государственного статистического наблюдения.

Сведения предоставляются Музеем/Организацией в Минкультуры России посредством заполнения экранной формы в электронном виде с дублированием сведений в виде скан-копии в срок до 1 февраля после отчетного периода.

Минкультуры России передает полученные сведения в Гохран России в срок до 1 марта после отчетного периода в электронном виде в формате ".xls" сводные сведения о содержании в музейных предметах драгоценных металлов и драгоценных камней в целом по Российской Федерации и субъектам Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в Приложении N 4 к Правилам), а также сведения о содержании в музейных предметах драгоценных металлов и драгоценных камней в разрезе Музеев/Организаций (рекомендуемый образец приведен в Приложении N 5 к Правилам).

96. Замена и переписка КСУ производится в исключительных случаях (ветхость, повреждение или утрата в результате чрезвычайных ситуаций) по разрешению Минкультуры России.

97. Для получения разрешения, указанного в пункте 96 Правил, Музей/Организация направляет в Минкультуры России обращение, подписанное руководителем, с приложением протокола ЭФЗК Музея/Организации с обоснованием причины.

В случае повреждения КСУ в результате чрезвычайных ситуаций к обращению прикладываются документ уполномоченного государственного органа или организации, подтверждающий наступление обстоятельств, послуживших причиной повреждения КСУ (пожар, наводнение и другие стихийные бедствия) и акт созданной приказом руководителя Музея/Организации комиссии о происшествии и нанесенных КСУ повреждениях. При необходимости могут быть приложены копии листов КСУ.

98. На основании разрешения Минкультуры России Музей/Организация:

оформляет том, предназначенный для переписки в соответствии с пунктом 93 Правил;

переписывает в новый том сведения о музейных предметах, содержащих драгоценные металлы и/или камни, с учетом сведений из Актов экспертизы ДМДК в музейных предметах. В целях сохранения целостности первоначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения. В новом (переписанном) томе КСУ в графе "Примечание" указываются даты регистрации предметов в старой КСУ;

оформляет заверительный акт к тому КСУ;

оформляет сличительную ведомость;

оформляет акт замены тома КСУ.

99. Акт замены тома КСУ представляется в Минкультуры России на согласование с приложением заверительного акта к переписанному тому и сличительной ведомости.

Согласованный акт замены тома КСУ является основанием для составления Акта погашения старой КСУ.

До согласования акта погашения Минкультуры России действующей считается старая КСУ, которая после погашения подлежит постоянному хранению в подразделении Музея/Организации, осуществляющем учет музейных предметов.

100. При наличии в Музее/Организации специализированной автоматизированной программы электронного документооборота в сфере комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов (далее - АМС) подлежащий переписке том КСУ может быть сформирован в АМС, распечатан единовременно с автоматической нумерацией листов и датой распечатки, прошит, опечатан, утвержден заверительной записью в соответствии с пунктом 93 Правил.

Удостоверяющая запись учредителя оформляется в соответствии с пунктом 93 Правил в течение 3 месяцев с даты распечатки.

101. КСУ регистрируются в подразделении, осуществляющем учет музейных предметов, и хранятся у ответственного хранителя или в подразделении Музея/Организации, осуществляющем учет музейных предметов, в сейфах или несгораемых шкафах.

Оригиналы актов экспертизы ДМДК в музейных предметах регистрируются и хранятся в подразделении Музея/Организации, осуществляющем учет музейных предметов, в сейфе или несгораемом шкафу.

При необходимости для ответственного хранителя специальной коллекции может быть изготовлена копия акта на бумажном или электронном носителе.

Не допускается вынос КСУ и оригиналов актов экспертизы ДМДК в музейных предметах из Музея/Организации.

Обладателем информации, содержащейся в учетной документации, является Музей/Организация.

Музей/Организация обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в учетной документации и в АМС, в соответствии с законодательством Российской Федерации о защите персональных данных. Распространение информации (осуществление действий, направленных на получение информации неопределенным кругом лиц или передача информации неопределенному кругу лиц), содержащейся в учетной документации, работниками Музея/Организации о музейных предметах, содержащих драгоценные металлы и/или камни, допускается только в отношении информации, предусмотренной для размещения на публичном портале Госкаталога <30>.

--------------------------------

<30> В соответствии с подпунктом четвертым части четвертой статьи 8 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2019, N 49, ст. 6986), главами V - VI Положения о Государственном каталоге Музейного фонда.

102. Порядок работы с учетной документацией и сведениями о музейных предметах, содержащих драгоценные металлы и/или камни, а также порядок допуска исследователей к учетной документации и сведениям о музейных предметах, содержащих драгоценные металлы и/или камни, устанавливается Внутримузейными правилами, в том числе с учетом требований Положения о Музейном фонде.