II. Особенности ведения регистров бухгалтерского учета

Операции и суммы по ним, на основе проверенных и надлежаще оформленных документов, вначале записываются в книгу учета хозяйственных операций, а затем в соответствующие ведомости учета.

При регистрации операций в книге каждому документу присваивается порядковый номер, который указывается на бухгалтерском документе. Документы нумеруются в книге в последовательном порядке за каждый месяц. На документах, являющихся приложением к основному отчету (например, авансовому), проставляются его номер и дата.

Книга учета хозяйственных операций предназначена для хронологической регистрации в течение года бухгалтерских операций, связанных с исполнением плана (сметы доходов и расходов), а также для систематизации операций в стоимостном выражении по отдельным группам бухгалтерского учета.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью кооператива. Количество листов в книге заверяется подписями председателя и бухгалтера кооператива.

Книга учета хозяйственных операций открывается записями остатков средств на начало года (или начало деятельности кооператива) по каждому виду средств, расчетов, имущества и т.д., затем в графе 3 "Содержание операции" записывается месяц и в хронологической последовательности за каждый день отражаются все операции, совершенные в течение этого месяца.

При этом суммы по каждой операции отражаются в книге методом двойной записи по "Приходу" (дебет счета) и "Расходу" (кредит счета) соответствующих групп средств и операций (например: получение денежных средств в кассу со счета в учреждении банка - графа приход "Денежные средства в кассе" и графа расход "Денежные средства на расчетном счете") и для контроля общего оборота - по графе 4 "Сумма".

По окончании месяца итоговая сумма оборотов как по приходу, так и по расходу (графы 5 - 34) должна быть равна итогу по графе 4. После подсчета итогов за месяц выводится сальдо по каждому виду средств, расчетов и других операций (имеющихся у данного кооператива) на 1-ое число следующего месяца.

При ведении книги следует иметь в виду, что при учете основных средств и МБП (графы 5 и 6), материалов (7 и 8), затрат на производство (9 и 10), денежных средств в кассе и на расчетном счете (11, 12 и 13, 14), расчетов с покупателями (17 и 18), в графе "Приход" (5, 7, 9, 11, 13, 17) отражается поступление средств (кроме отражения операций по ссудам банка - графы 13 и 14), а в графе "Расходы" (6, 8, 10, 12, 14, 18) - выбытие средств.

При учете ссуд банка (13 и 14), амортизационных отчислений и износа МБП (21 и 22), отчислений на социальное страхование (23 и 24), прочих операций (25 и 26), имущества кооператива (27 и 28), дохода (29 и 30), средств, предназначенных на производственное и социальное развитие (31 и 32), фонда оплаты труда (33 и 34), в графе "Приход" (19, 21, 23, 25, 27, 29, 31, 33) отражается использование (перечисление) средств, а в графе "Расход" (20, 22, 24, 26, 28, 30, 32, 34) - их образование (начисление).

В книге учета хозяйственных операций в графах 15 и 16 "Расчеты с подотчетными лицами", 19 и 20 "Расчеты с поставщиками" суммы могут отражаться в графах, название которых соответствует содержанию операций, а могут отражаться и в графах с названием, выражающим действие, противоположное содержанию операции. Например, сумма по оплате счета поставщика отражается по графе 14 "Расход денежных средств на расчетном счете" и в графе 19 "Приход расчетов с поставщиками".

Ведомости учета средств и операций кооператива ведутся в дополнение к Книге учета хозяйственных операций (кроме ведомости учета заработной платы) и служат регистрами аналитического учета отдельных видов хозяйственных средств и источников их образования. Они могут открываться на месяц и брошюроваться (кроме ведомости учета заработной платы) за квартал, полугодие, год.

При этом ведомости по учету материальных запасов и готовой продукции (находящейся на складе), основных средств и МБП, операций по кассе, расчетному счету и кредитам банка ведутся раздельно соответственно на материалы и готовую продукцию, основные средства и МБП, кассовые операции, операции на расчетном счете, кредиты банков и в соответствии с содержанием граф, имеющихся в них.

Кооперативы, осуществляющие большое количество кассовых, банковских, расчетных и других операций и использующие все предложенные указаниями ведомости, могут во избежание дублирования записей отражать эти операции в Книге учета хозяйственных операций на основе итоговых данных за месяц соответствующих ведомостей, производя в графе 3 книги запись "Согласно ведомости учета кассовых операций за март". В этом случае порядковые номера операций в ведомостях ставятся в хронологической последовательности их отражения. При ведении ведомостей необходимо иметь в виду, что суммы по совершенным операциям отражаются одновременно записью в одной ведомости по приходу, в другой по расходу.

Указанный порядок может не соблюдаться в тех случаях, когда суммы по приходу или расходу отдельных операций отражаются кооперативами непосредственно в Книге учета хозяйственных операций (так могут отражаться операции по учету движения амортизационных отчислений, износа МБП, отчислений на социальное страхование, фонда оплаты труда, расчетов с покупателями и определение дохода). Например, затраты на производство продукции записываются по приходу в Ведомости N ВК-3, а по расходу в части учета средств, формирующих затраты, - в Книге учета хозяйственных операций (графа 22 - по начислению амортизации, графа 24 - по отчислениям на социальное страхование и др.).

Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам книги, в которых должны отражаться эти данные.

Учет затрат на производство продукции (работ, услуг) ведется в Ведомости формы N ВК-3 (приложение 4) в разрезе производств, объектов, участков, видов продукции (работ, услуг) в зависимости от структуры организаций и их отраслевой специфики и осуществляется применительно к порядку, предусмотренному в отраслевых положениях по учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

Ведомость учета затрат на производство является сводной ведомостью и заполняется на основании данных других ведомостей (учета материальных запасов и готовой продукции, учета расчетов с подотчетными лицами и др.) и первичного учета.

Ведомость N ВК-3 может использоваться для отражения затрат по новому строительству, расширению, техническому перевооружению действующих производств, а также по приобретению основных средств, осуществляемому за счет средств на производственное и социальное развитие. По окончании строительства объектов, полного производства соответствующих работ и совершении операций по приобретению основных средств затраты из ведомости списываются (отражаются по расходу) за счет средств на производственное и социальное развитие (отражаются в ведомости N ВК-7 по учету этих средств в графе "Приход"). Одновременно указанные объекты по стоимости их возведения или приобретения зачисляются в состав основных средств кооператива с отражением по приходу в ведомости N ВК-1 (по учету основных средств) и по расходу в ведомости N ВК-7 (по учету имущества).

Ведомость формы N ВК-8 (приложение 9) является регистром аналитического учета расчетов с покупателями и для определения дохода. Она применяется для учета задолженности покупателей в случае последующей оплаты ими отгруженной продукции (работ, услуг).

При заполнении ведомости следует иметь в виду, что данные по графе 6 "Направлено в продажу продукции по фактическим затратам" заполняются из соответствующих граф ведомостей N ВК-2 (учета материальных запасов и готовой продукции) или N ВК-3 (учета затрат на производство). Итоговая сумма этой графы записывается в книгу по графе 17. При оплате продукции суммы, поступившие от покупателей, отражаются по приходу в ведомости N ВК-4 (учета денежных средств на расчетном счете) и в графе 10 "Оплачено по цене реализации" ведомости N ВК-8, итоговая сумма которой заносится в книгу по графе 18.

На валовой доход, определенный в ведомости N ВК-8 в графе 11, в Книге графе 3 делается запись - "Валовой доход за месяц" и в графах 4 и 17 отражается его сумма.

При совмещении по времени актов продажи продукции (работ, услуг) покупателю и получения за нее денег данные граф 17 и 18 книги заполняются из данных ведомости N ВК-2 (учета материальных запасов и готовой продукции) и ведомости N ВК-4 (учета операций по кассе или расчетному счету), с отражением валового дохода в Книге и Ведомости N ВК-7 по учету доходов в вышеизложенном порядке.

Учет операций по движению заработной платы, имущества кооператива, его дохода, средств на производственное и социальное развитие и ряда других операций осуществляется в ведомости по учету прочих операций - форма N ВК-7 (приложение 8). На каждую из указанных групп средств рекомендуется открывать отдельную ведомость данной формы, например (условно):

первую - для учета прочих операций (данные граф 25 и 26 Книги): движения заработной платы, ремонтного фонда, расчетов с бюджетом, расходов на благотворительные цели, расчетов с прочими дебиторами и кредиторами;

вторую - для учета имущества и финансовых ресурсов кооператива (данные граф 27 и 28 Книги): уставного фонда - основных средств (общей суммой наряду с ведением аналитического учета в ведомости учета основных средств), акций (реализованных, средства за которые получены), паевых взносов (в разрезе пайщиков);

третью - для отражения валового дохода (данные граф 29 и 30 Книги) от реализации продукции (работ, услуг), внереализационных доходов и расходов, использования валового дохода;

четвертую - для учета движения средств, предназначенных на производственное и социальное развитие (данные граф 31 и 32 Книги).

В каждой из указанных ведомостей под заголовком, соответствующим наименованию группы операций, например, "Расчеты с бюджетом", отводится несколько строк для отражения движения средств по группе. Так, при заполнении первой ведомости данными по движению заработной платы в графе "Содержание операций" следует записать название средств - "Заработная плата" и указать, в частности, сальдо средств на начало месяца, период и источник их образования (за прошлый или отчетный месяц, валовой доход, средства на социальное страхование и др.).

В третьей ведомости сначала отражается по расходу из графы 11 ведомости по учету расчетов с покупателями форма N ВК-8 (приложение 9) (или графы 17 Книги) сумма валового дохода. После этого в графе "Приход" производятся записи по использованию его на благотворительные цели, платежи в бюджет, сумм внереализационных доходов и расходов, а также отчислений на производственное и социальное развитие и в фонд оплаты труда.

К ведомости учета прочих операций по данным, касающимся заработной платы, в качестве регистра аналитического учета ведется ведомость учета заработной платы - форма N ВК-9 (приложение 10), которая служит также ведомостью для выдачи ее работникам кооператива.

При наличии невыданной работникам кооператива заработной платы (по истечении 3 рабочих дней, со дня, установленного кооперативом для ее выплаты), в графе этой ведомости "Расписка в получении" делается запись: "Депонировано" и указанная сумма переносится по каждому работнику (записью позиционным способом) в ведомость следующего месяца в графу 4 "Остаток заработной платы на начало месяца".

Учет средств на производственное и социальное развитие осуществляется в разрезе статей сметы, при этом помимо средств, образованных за счет валового дохода, в их состав включаются:

амортизационные отчисления на полное восстановление;

средства, полученные от реализации излишнего и выбывшего имущества;

средства на строительство и реконструкцию, полученные от других организаций в порядке долевого участия, и др.

При ведении учета следует иметь в виду, что суммы по отдельным операциям могут отражаться по приходу в одной ведомости учета прочих операций, а по расходу в другой ведомости. Например, задолженность бюджету отражается: в третьей ведомости по приходу - использование валового дохода и в первой ведомости по расходу - образование задолженности бюджету по подоходному налогу и налогам с рабочих и служащих.

В соответствии с формой Плана (сметы доходов и расходов) N К-2 (приложение 11) кооператив ежеквартально составляет документ о его фактическом исполнении, который служит основанием для анализа финансово-хозяйственной деятельности и для заполнения декларации о доходах.

Начальник Отдела бухгалтерского учета

и отчетности Министерства финансов СССР

Н.В.ПАНТЕЛЕЕВ