|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
97.
|
Перечни документов с указанием сроков хранения
|
Пост. (1)
|
ДЗН
|
ДЗН
|
(1) Присланные для сведения - ДЗН
|
|
98.
|
Проекты перечней документов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
-
|
(1) После утверждения
|
|
99.
|
Типовые и примерные номенклатуры дел
|
Пост. (1)
|
ДЗН
|
ДЗН
|
(1) Присланные для сведения - ДЗН
|
|
100.
|
Номенклатуры дел организации
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 г.
|
|
101.
|
Проекты номенклатур дел
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После утверждения
|
|
102.
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
103.
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
104.
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
105.
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
106.
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
ДЛО
|
ДЛО
|
3 г. (1)
|
(1) После возвращения печатей и штампов
|
|
107.
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - ДЛО
|
|
108.
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, эффективности функционирования системы электронного документооборота (СЭД)
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
109.
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
110.
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Пост. (1) (2)
|
Пост. (1) (2)
|
ДЛО (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации;
|
|
(2) Акты об утрате, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
111.
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Пост.
|
Пост.
|
ДЛО
|
|
|
112.
|
Описи дел, документов организации:
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 г. после утверждения (согласования) описей;
|
|
а) постоянного хранения;
|
Пост. (1) (2)
|
Пост. (1) (2)
|
Пост. (1) (2)
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 л. (1) (2)
|
50/75 л. (1) (2)
|
50/75 л. (1) (2)
|
|
(2) Неутвержденные, несогласованные - ДМН;
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 г. (3)
|
3 г. (3)
|
3 г. (3)
|
|
|
|
|
(3) После уничтожения дел
|
|
113.
|
Топографические указатели
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
114.
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
115.
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л.
|
|
116.
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда
|
|
117.
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
118.
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, переписка) к ним
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
|
|
119.
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
120.
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
121.
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 л.
|
|
а) приказов, распоряжений по основной (профильной) деятельности;
|
Пост.
|
Пост.
|
ДЛО
|
|
|
|
|
|
|
б) приказов по личному составу
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
|
в) приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
д) исполнения документов;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
е) обращений граждан;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
з) фото-, фоно -, видеодокументов;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
к) использования съемных носителей информации
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
122.
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
(1) После уничтожения бланков;
|
|
а) приема посетителей;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
б) рассылки документов;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
(2) После возвращения всех дел
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
|
г) копировальных работ;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 г. (2)
|
3 г. (2)
|
3 г. (2)
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
123.
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|