VIII. Формирование дел на бумажном носителе

51. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы на бумажном носителе формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС.

52. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, соответствующих по содержанию заголовку номенклатурного дела.

53. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на документах индекса дела предыдущего года.

54. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры дел;

группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем на документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложке каждого тома указываются заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома.

55. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

56. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении, за исключением наследственных дел, помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены.

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС.