6.3. Регистрация исходящих документов за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр"

6.3.1. Исходящие документы за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр" или лиц, официально их замещающих, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

6.3.2. Регистрационный номер служебного письма за подписью начальника, заместителей начальника СПЦА или лица, официально его замещающего, состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года в базе СЭД ППК "Роскадастр" соответствующего структурного подразделения, последних двух цифр года, например: 07-0325/23.

После присвоения исходящему документу регистрационного номера документы на бумажных носителях, оформленные надлежащим образом (исходящий номер и дата регистрации), сканируются в формате PDF и помещаются в электронную карточку исходящего документа. В случае подписания документа ЭП в электронную карточку исходящего документа крепится файл с текстом документа на бланке ППК "Роскадастр" и отметкой об ЭП в формате PDF и файл с ЭП, а также его электронная копия. Допускается не размещать в СЭД электронные образы документов в соответствии с требованиями п. 6.2.6.

Визовые экземпляры исходящих документов за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр" или лиц, официально их замещающих, хранятся в структурном подразделении, присвоившем регистрационный номер.

6.3.3. Документы на отправку почтовой связью, курьером, нарочным принимаются отделом корреспонденции Управления делами только вместе с реестром передачи документов на отправку (приложение N 17) с обязательным заполнением всех полей.

Документы на бумажных носителях представляются для последующей отправки в одном экземпляре, документы, направляемые на бумажных носителях в несколько адресов, представляются в полном объеме (включая приложения) и количестве экземпляров.

6.3.4. Работники отдела корреспонденции Управления делами осуществляют отправку корреспонденции на бумажном носителе почтовыми отправлениями и нарочным, и электронных документов по электронной почте. В случае необходимости отправки корреспонденции по электронной почте работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, направляется электронное письмо на электронный адрес работников отдела корреспонденции Управления делами с прикрепленным файлом одного служебного письма, в теме электронного письма обязательно указывается адрес электронной почты заявителя, номер исходящего письма. При отправке писем по электронной почте, приложения которых содержат персональные данные, в адрес заявителя направляется только сопроводительное письмо, при этом в тексте электронного письма работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, сообщается об отправке приложения на бумажном носителе (например: "Приложение направлено в Ваш адрес почтовым отправлением.").