6.2. Регистрация исходящих документов за подписью руководства ППК "Роскадастр"

6.2.1. Регистрация исходящих документов за подписью генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора, советников генерального директора ППК "Роскадастр" осуществляется отделом корреспонденции Управления делами.

6.2.2. Документы, подписанные генеральным директором (лицом, исполняющего его обязанности), заместителем генерального директора, советником генерального директора ППК "Роскадастр", представляются на регистрацию в отдел корреспонденции Управления делами в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Документы представляются на регистрацию в отдел корреспонденции Управления делами по реестру (приложение N 16) ежедневно до 17.00 (в пятницу до 16.00); документы, поступившие после указанного срока, регистрируются на следующий рабочий день. После регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр с визами согласования (визовый экземпляр) без приложений, включающий регистрационный номер и дату, хранится в отделе корреспонденции Управления делами.

Исправления в визовом экземпляре допускаются только в случае наличия грамматических и пунктуационных ошибок.

6.2.3. Ненадлежащим образом оформленные или содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и повторного визирования у соисполнителей и представления на подпись генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю генерального директора, советнику генерального директора ППК "Роскадастр".

6.2.4. Электронная карточка исходящего документа в базе данных "Канцелярия Исходящие" СЭД ППК "Роскадастр" заполняется отделом корреспонденции Управления делами.

6.2.5. Исходящие документы на бумажном носителе после регистрации сканируются (за исключением документов с пометкой "ДСП") для создания электронной копии документа и помещения в электронную карточку исходящего документа, заполняется лист рассылки документа, и документ направляется адресату. В случае подписания документа ЭП в электронную карточку исходящего документа прикрепляется файл с текстом документа на бланке ППК "Роскадастр" и отметкой об ЭП в формате PDF и файл с ЭП, а также его электронная копия.

6.2.6. Электронный образ документа может не размещаться в СЭД, в случае если содержит:

сведения, относящиеся к результатам проведенных ППК "Роскадастр" проверок в отношении филиалов ППК "Роскадастр";

сведения и материалы внутренних проверок и расследований в отношении работников ППК "Роскадастр" (по дисциплинарным проступкам, трудовым спорам, соблюдению законодательства в сфере противодействия коррупции и т.д.);

персональные данные (в соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"), в том числе приказы (распоряжения) по личному составу, учетные журналы по личному составу, иные документы по оформлению трудовых отношений;

сведения, относящиеся к расчету заработной платы;

сведения об изменении должностей работников;

сведения о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

сведения об аттестации работников ППК "Роскадастр".

Решение о размещении в СЭД электронных образов указанных документов принимается руководством ППК "Роскадастр", председателями созданных в ППК "Роскадастр" комиссий, начальниками СПЦА (лицами, официально их замещающими).

В случае принятия решения о неразмещении в СЭД электронных образов документов уполномоченное должностное лицо накладывает резолюцию с пометкой "без размещения в СЭД" (с подписью) на визовом экземпляре документа.

6.2.7. Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководством ППК "Роскадастр", состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера документа в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя, подписавшего служебное письмо, а также двух последних цифр года, например:

02-0015-ВЖ/23, где: 02 - индекс структурного подразделения; 0015 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных; "ВЖ" - первые буквы имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр", подписавшего служебное письмо; 23 - две последние цифры года. В исключительных случаях допускается изменение порядка написания буквенного обозначения.

В случае если исполнителем и подписантом служебного письма является руководство ППК "Роскадастр", то регистрационный номер выглядит следующим образом: 01-1535-КЛ/23.

Допускается использование иных буквенных индексов в исключительных случаях.

6.2.8. Электронная карточка с документом, подписанным ЭП, направляется на регистрацию в отдел корреспонденции Управления делами работником, ответственным за установку реквизита ЭП.

В случае отсутствия в электронной карточке файла с текстом документа или ненадлежащего его оформления, отсутствия файла с электронной подписью документ регистрации не подлежит.

При необходимости рассылки электронного документа более чем четырем адресатам электронная карточка также должна содержать файл с указателем рассылки документа.

6.2.9. Работники отдела корреспонденции Управления делами осуществляют проверку правильности оформления и комплектности исходящего документа, а также отправку корреспонденции на бумажном носителе почтовыми отправлениями, нарочно, и электронных документов по системе СЭД ППК "Роскадастр" и электронной почте.