3.5. Общие требования к организации служебной переписки

3.5.1. В центральном аппарате ППК "Роскадастр" служебными письмами оформляются:

ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы об исполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции ППК "Роскадастр";

письма, отзывы и заключения на проекты законодательных и иных нормативно-правовых актов;

ответы на парламентские или депутатские запросы;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные письма по вопросам, относящимся к компетенции ППК "Роскадастр";

другие документы.

3.5.2. Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются указаниями по исполнению документов генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора ППК "Роскадастр" на основании сроков исполнения поручений, запросов в соответствии с требованиями пунктов 5.2.1 - 5.2.9 Инструкции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками СПЦА ППК "Роскадастр" (лицами, официально их замещающими).

3.5.3. Служебные письма печатаются на бланках ППК "Роскадастр" с воспроизведением эмблемы ППК "Роскадастр".

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, подписывает генеральный директор ППК "Роскадастр" (лицо, исполняющее его обязанности).

Служебные письма, направляемые Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным министерствам и ведомствам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления, подписывает генеральный директор, заместители генерального директора, советники генерального директора, начальники или заместители начальника СПЦА ПИК "Роскадастр", а также начальник отдела корреспонденции Управления делами.

Служебные письма, направляемые в филиалы ППК "Роскадастр", подписывают генеральный директор, заместители генерального директора, советники генерального директора, начальники или заместители начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальник отдела корреспонденции Управления делами. Допускается направление судебной корреспонденции в филиалы ППК "Роскадастр" служебным письмом за подписью начальника отдела Правового управления.

Служебные письма, направляемые федеральным органам исполнительной власти, органам государственной власти субъектов Российской Федерации или органам местного самоуправления, подготовленные в рамках рассмотрения документов о размещении на публичной кадастровой карте схем расположения земельных участков на кадастровом плане территории или дополнительных сведений, подписывают начальники СПЦА ППК "Роскадастр" или лица, официально их замещающие.

Ответы на обращения, направляемые физическим, юридическим лицам, органам государственной власти, органам местного самоуправления, должностным лицам, подписываются генеральным директором, заместителями генерального директора, советниками генерального директора, начальниками или заместителями начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (в рамках компетенции СПЦА), а также начальником отдела корреспонденции Управления делами.

При направлении ответа на такое обращение письмо подписывается:

при первичном обращении генеральным директором, заместителем генерального директора, советником генерального директора, начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальником отдела корреспонденции Управления делами;

при повторном обращении (в случае если заявитель жалуется на ответ) генеральным директором, заместителем генерального директора, советником генерального директора или начальником СПЦА ППК "Роскадастр";

при последующем обращении (в случае если заявителя не устроил ответ на предыдущее обращение) генеральным директором или заместителем генерального директора ППК "Роскадастр";

при очередном обращении по тому же вопросу (в случае если заявителя не устроил ответ, направленный заместителем генерального директора) генеральным директором ППК "Роскадастр".

Служебные письма, направляемые физическим, юридическим лицам, подписывают генеральный директор, его заместители, начальники или заместители начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальник отдела корреспонденции Управления делами.

3.5.4. Второй экземпляр проекта служебного письма визируется в нижней части лицевой стороны листа в следующей последовательности:

исполнителем;

начальником структурного подразделения-исполнителя или лицом, официально его замещающим;

заместителем генерального директора ППК "Роскадастр" в соответствии с распределением обязанностей, корректором и начальником Финансово-экономического управления, если письмо подписывается генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности).

3.5.5. Отказ от рассмотрения служебных писем и прилагаемых документов, поступивших на согласование (визирование) в установленном порядке, не допускается.

3.5.6. Лица, визирующие служебное письмо, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание в пределах своей компетенции.

3.5.7. Если по результатам визирования проект служебного письма подлежит существенному изменению (изменение концепции документа, сроков, отдельных разделов текста, дополнение новыми разделами, замена исполнителей, замечания юридического характера и т.д.), то проводится повторное визирование соответствующими должностными лицами.

3.5.8. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности), в обязательном порядке проверяются и визируются корректором, а также визируются начальником Финансово-экономического управления.

3.5.9. Проект служебного письма представляется на подпись вместе с визовым экземпляром, приложениями (при наличии) и материалами, являющимися основанием для его подготовки.

3.5.10. Приложения справочного характера подписываются начальником или заместителем начальника структурного подразделения-исполнителя либо лицом, официально его замещающим.

3.5.11. Помимо реквизитов бланка ППК "Роскадастр" служебные письма имеют следующий состав реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

гриф ограничения доступа к документу

адресат;

заголовок к тексту

отметка о приложении;

виза;

подпись;

отметка об исполнителе;

отметка о конфиденциальности (реквизит проставляется в служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения).

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с требованиями подраздела 3.3 Инструкции.

3.5.12. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если оно подлежит рассмотрению и принятию по нему решения именно этим должностным лицом, либо если такое письмо является ответом на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

3.5.13. Служебные письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

3.5.14. В случае если ППК "Роскадастр" является ответственным исполнителем, служебные письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

3.5.15. Текст служебного письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени ППК "Роскадастр" либо от первого лица множественного числа. Например: "ППК "Роскадастр" рассмотрела...", "Публично-правовая компания "Роскадастр" полагает...", "Сообщаем...", "Направляем...".

3.5.16. Если служебное письмо носит конфиденциальный характер, то текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...", "Считаю необходимым...".

Основные требования к оформлению служебного письма изложены в подразделе 3.1 Инструкции.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 12 к Инструкции.

3.5.17. Все служебные письма, за исключением писем, подписание которых осуществляется на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего законодательства либо локального правового акта, подписываются при помощи ЭП.