7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для уничтожения, включения в состав архивного фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр", включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится в центральном аппарате ППК "Роскадастр" при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в центральном аппарате ППК "Роскадастр" создана ЦЭК ППК "Роскадастр".

7.3.3. Задачи и функции ЦЭК ППК "Роскадастр", а также порядок ее деятельности определяются положением, согласованным с государственным архивом (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) и утвержденным генеральным директором ППК "Роскадастр". Протоколы заседаний ЦЭК ППК "Роскадастр" подписываются председателем и секретарем ЦЭК ППК "Роскадастр".

7.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в СПЦА, при участии члена ЦЭК ППК "Роскадастр" соответствующего структурного подразделения.

7.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в СПЦА осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр"; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", "До замены новыми", "До ликвидации организации", подлежащих дальнейшему хранению в СПЦА; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится в СПЦА на основании номенклатуры дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в СПЦА составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 27), на основе которых в архиве составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел (приложения N 24, 25, 26), а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.3.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.3.9. Оформление дел для передачи в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в СПЦА.

При подготовке дела к передаче на архивное хранение металлические скрепления (скрепки, скобы и т.д.) из документов удаляются.

7.3.10. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.