3.4.6. Протоколы совещаний (заседаний)

3.4.6.1. Протоколами в центральном аппарате ППК "Роскадастр" оформляются решения, принятые на совещаниях у генерального директора, заместителей генерального директора, начальников (заместителей начальников) СПЦА ППК "Роскадастр" (далее - совещания), за исключением решений, принятых на совещаниях, проводимых в целях изучения деловых и управленческих качеств кандидатов для назначения (перевода) на вакантные должности в ППК "Роскадастр".

3.4.6.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе совещания (заседания), сбор материалов и подготовка проекта протокола возлагаются на структурное подразделение, ответственное за подготовку соответствующего протокола.

Проект протокола совещания у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) разрабатывается структурным подразделением или работником, назначенным ответственным за проведение совещания по решению генерального директора, подписывается секретарем и представляется генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) в срок не позднее одного рабочего дня после проведения совещания, если иное не предусмотрено актами ППК "Роскадастр".

Протоколы совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора ППК "Роскадастр", а также выписки из протоколов указанных совещаний подготавливаются и оформляются структурными подразделениями, назначенными ответственными за проведение совещания. Хранятся указанные протоколы в отделе корреспонденции Управления делами, если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Протоколы внутренних рабочих групп и временных совещательных органов, создаваемых в ППК "Роскадастр", регистрируются и хранятся в отделе корреспонденции Управления делами, если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Протоколы совещаний оформляются на стандартных листах бумаги с необходимыми реквизитами протокола.

3.4.6.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании.

3.4.6.4. Подписанный протокол совещания у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) регистрируется отделом корреспонденции Управления делами. Регистрационный номер протокола совещания у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) состоит из знака "N", порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, календарного года, например:

N 11/2023

Подписанный протокол совещания у заместителя генерального директора, начальника (заместителя начальника) СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) регистрируется в отделе корреспонденции Управления делами. Регистрационный номер протокола совещания у начальника (заместителя начальника) СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) состоит из знака "N", буквенного индекса "ПР", косой черты, календарного года, порядкового номера в пределах календарного года через дефис, например:

N ПР/2023-001

Подписанные протоколы заседаний Совета технологов ППК "Роскадастр" (далее - Совет технологов) регистрируются в отделе корреспонденции Управления делами. Регистрационный номер протокола Совета технологов состоит из знака "N", буквенного индекса "СТ", косой черты, календарного года, порядкового номера в пределах календарного года через дефис, например:

N СТ/2023-001

Нумерация для регистрации протоколов совещаний у руководства ППК "Роскадастр" (за исключением совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр") и начальников СПЦА ППК "Роскадастр" (лиц, официально замещающих) единая.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом.

3.4.6.5. Протоколы совместных заседаний с иными государственными органами (организациями) оформляются на стандартном листе бумаги и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании, оформленные через косую черту в той последовательности, в какой они указаны в протоколе.

3.4.6.6. Протокол имеет реквизиты, которые располагаются в следующем порядке:

наименование компании (указывается полное официальное наименование ППК "Роскадастр");

вид документа (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру текстового поля);

наименование вида заседания или совещания (отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля);

место проведения совещания (заседания) (печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания или совещания", отделяется от него чертой и выравнивается по центру текстового поля);

дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через двойной межстрочный интервал после предыдущего реквизита; номер протокола обозначается цифрами и может включать буквенные индексы);

текст протокола (печатается через полуторный межстрочный интервал или через одинарный межстрочный интервал в случае подготовки многостраничного протокола);

подпись (отделяется от текста тремя межстрочными одинарными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию);

наименование должности (печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки);

расшифровка подписи (располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем).

3.4.6.7. Протоколы в центральном аппарате ППК "Роскадастр" издаются в форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются должность, инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц, повестка дня. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке). Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола указывается общее количество присутствующих и дается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру текстового поля размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса (СЛУШАЛИ:). Фамилии и инициалы печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Если содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу в виде отдельных материалов, то в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем совещания (заседания).

3.4.6.8. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.4.6.9. Контроль исполнения пунктов протоколов совещаний у руководства ППК "Роскадастр" (за исключением протоколов совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр") осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания. Контроль исполнения пунктов протоколов совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Управление внутреннего мониторинга и контроля. Протоколы совещаний у руководства ППК "Роскадастр" рассылаются отделом корреспонденции Управления делами в соответствии с указателем рассылки протокола.

Указатель рассылки протокола совещания (заседания) составляет и подписывает работник, а также начальник структурного подразделения, ответственного за подготовку данного совещания (заседания). В указатель рассылки протокола совещания включаются должностные лица ППК "Роскадастр" по указанию председательствующего.

3.4.6.10. Оригиналы протоколов, регистрируемых в отделе корреспонденции Управления делами, хранятся в отделе корреспонденции Управления делами, где формируются в соответствующие номенклатурные дела, за исключением протоколов совещаний у начальников (заместителей начальника) СПЦА ППК "Роскадастр" (лиц, официально их замещающих).

Протоколы совещаний у начальника (заместителя начальника) СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) хранятся в структурном подразделении, ответственном за проведение совещания (заседания), и формируются в соответствующие номенклатурные дела.

Образец оформления протокола приведен в приложении N 9 к Инструкции.