6.5. Регистрация и прохождение внутренних документов

6.5.1. Внутренние документы создаются и исполняются в центральном аппарате ППК "Роскадастр" с целью решения вопросов, требующих документального оформления, между структурными подразделениями и должностными лицами ППК "Роскадастр".

6.5.2. Регистрация и учет внутренних документов (служебных записок) за подписью начальника (лица, официально его замещающего) в ППК "Роскадастр" осуществляется в структурных подразделениях. Регистрация и учет внутренних документов (служебных записок) за подписью руководства ППК "Роскадастр" осуществляется отделом корреспонденции Управления делами.

Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в СЭД, в электронную карточку внутреннего документа вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Рассылка служебных записок осуществляется в структурных подразделениях исполнителями. Рассылка служебных записок отделом корреспонденции Управления делами осуществляется в соответствии с адресантом и указателем рассылки документа.

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.

6.5.3. Прохождение внутренних документов (поручений генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, служебных и докладных записок и др.) на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Подготовка и оформление внутренних (исходящих) документов ППК "Роскадастр" осуществляется в соответствии с положениями подраздела 3.1 Инструкции.

6.5.4. Электронная карточка служебной записки в базе СЭД ППК "Роскадастр" "Служебные записки" заполняется работником-исполнителем следующим образом:

создается связка с входящим документом-основанием, если исходящий документ является ответом;

вносятся все реквизиты документа в электронную карточку служебной записки;

вносится электронный вариант документа (в формате Word) с ЭП либо электронная копия документа (полученная в результате сканирования) с подписью должностного лица (с присвоенным регистрационным номером);

присваивается регистрационный номер (статус "зарегистрировать");

в случае необходимости внутренний документ распечатывается на бумажном носителе;

заполняется адресат в разделе "лист рассылки";

заполненная электронная карточка направляется адресату.

6.5.5. В случае если генеральный директор ППК "Роскадастр" (лицо, исполняющее его обязанности) дает должностным лицам и/или структурным подразделениям указание по подготовке поручения, оно передается в отдел корреспонденции Управления делами в день их подписания для регистрации в СЭД ППК "Роскадастр" "Канцелярия Поручения и Протоколы" и направления на исполнение.

6.5.5.1. Поручение оформляется на листах бумаги формата A4 с реквизитами бланка "поручение генерального директора ППК "Роскадастр" (приложение N 2).

Текст поручения включает фамилию, имя и отчество исполнителя (исполнителей), содержание поручения и сроки его исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, ее расшифровку.

6.5.5.2. Электронная карточка поручения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) включает: номер и дату поручения, текст поручения, автора поручения, наименование структурного подразделения-исполнителя, электронную (сканированную) копию поручения, связку с документом, послужившим основанием для поручения, рассылку и иную информацию.

Регистрационный номер поручения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) состоит из буквенного индекса "П", через дефис порядкового номера в пределах календарного года и двух последних цифр года через косую черту, например: П-02/23.

Дата поручения оформляется словесно-цифровым способом.

Рассылка зарегистрированных поручений генерального директора ППК "Роскадастр" осуществляется отделом корреспонденции Управления делами в соответствии с указателем рассылки документа (приложение N 8).

Оригинал поручения генерального директора (лица, исполняющего его обязанности) хранится в отделе корреспонденции Управления делами.

6.5.6. После рассмотрения внутренних (входящих) документов тексты указаний по исполнению документов вносятся в электронные карточки работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей генерального директора ППК "Роскадастр", и передаются исполнителям.

6.5.7. Срок исполнения служебной записки не должен превышать десяти рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД или иной обоснованный срок, установленный такой служебной запиской.

6.5.8. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений. Пометки об исполнении внутренних документов вносятся в электронную карточку СЭД ППК "Роскадастр" работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, или ответственными исполнителями по документам.

Подлинники поручений генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей генерального директора ППК "Роскадастр" хранятся и учитываются вместе с документами, к которым они относятся.