7.4. Передача дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр"

7.4.1. Передача дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляется по графику, согласованному с начальниками СПЦА, передающих документы в архив, и утвержденному приказом ППК "Роскадастр".

7.4.2. В архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

7.4.3. Передача документов в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" производится СПЦА по утвержденным описям дел (приложение N 27), составленным в СПЦА по установленной форме в двух экземплярах, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

7.4.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" не передаются, хранятся в СПЦА и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

7.4.5. При подготовке СПЦА дел к передаче в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел центрального аппарата ППК "Роскадастр". При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются СПЦА в двухнедельный срок.

7.4.6. Прием дел осуществляется в присутствии работника СПЦА, передавшего дела. На обоих экземплярах описи напротив каждого переданного дела проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива, принявшего дела, работника СПЦА, передавшего дела.

7.4.7. При передаче дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" один экземпляр описи дел передается вместе с делами в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр", второй остается в СПЦА. В архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" также предоставляется один экземпляр описи в электронном виде для использования его в дальнейшем для подготовки годовых разделов архивных описей дел.

7.4.8. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, руководством СПЦА принимаются меры по их розыску. Если розыск не дает результата, составляется пояснительная записка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником (лицом, официально его замещающим) СПЦА и представляется в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр".

Факт утраты дела фиксируется в акте (приложение N 30), который составляется начальником (лицом, официально его замещающим) СПЦА и представляется в архив вместе с описью при передаче дел СПЦА в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр".

7.4.9. В случае исключения из структуры ППК "Роскадастр" СПЦА с окончательной ликвидацией рабочих функций, закрепленных за данным СЦПА, работник, ответственный за ведение делопроизводства в СПЦА, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел (приложение N 27) и номенклатуре дел.

7.4.10. В случае исключения из структуры ППК "Роскадастр" СПЦА и перераспределения между другими СПЦА рабочих функций, закрепленных за упраздненным СЦПА, если указанные изменения не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности, СПЦА, принявшее функции от упраздненного СПЦА, признается правопреемником документального фонда ликвидированного СЦПА и принимает завершенные им в делопроизводстве документы, включая дела временного (до 10 лет) срока хранения по акту приема-передачи.

7.4.11 Согласованные ЦЭК ППК "Роскадастр" описи дел постоянного хранения и по личному составу направляются на рассмотрение ЭПК государственного архива (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом).