7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Формирование дел (группировка исполненных документов в дела) в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляются СПЦА ППК "Роскадастр".

7.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы, поступившие на бумажном носителе, в десятидневный срок сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в СПЦА, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Работники, ответственные за ведение делопроизводства в СПЦА, несут ответственность за хранение, учет, формирование дел, а также за систематизацию документов внутри дела.

7.2.3. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах.

7.2.4. По объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

7.2.5. В дела с перепиской документы группируются, как правило, за период календарного года и подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного. Между электронным инициативным (исходящим или входящим) документом и ответным (входящим или исходящим) документом создается связка в СЭД.

7.2.6. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В случае формирования дел, подлежащих хранению в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр", с документами, над которыми работало несколько СПЦА, оформление и передача их в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляются тем СПЦА, которое является ответственным исполнителем.

7.2.7. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.

7.2.8. Допускается подшивка приложения в отдельное дело, если объем документа и приложения к нему превышает 250 листов.

7.2.9. Номенклатурные дела ППК "Роскадастр" оформляются (готовятся к хранению) СПЦА после завершения календарного года.

7.2.10. Формирование личных дел работников осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.

7.2.11. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20); проставление нумерации листов в деле; составление листа-заверителя (приложение N 21) и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение N 22); подшивку или переплет дела.

Обложки дел, листы-заверители и внутренние описи документов, оформленные в установленном порядке, передаются в Управление делами в бумажном, а также электронном виде.

7.2.12. Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Нумерация листов в деле проставляется в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернильных ручек и цветных карандашей категорически запрещено.

Во избежание пропуска листов при нумерации необходимо держать дело в развернутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо в процессе нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Нумерация проводится в валовом порядке арабскими цифрами. Номер листа пишется четко, аккуратно, не затрагивая текст документа. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в круг.

Неверно проставленные номера листов зачеркиваются, не стираются, рядом проставляется корректный номер. В случае обнаружения пропущенных непронумерованных листов используется литерная нумерация ("2а" и т.п.)

Склеенные листы нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется отдельно от листа, к которому он приклеен.

7.2.13. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

7.2.14. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

7.2.15. На обложке дел постоянного хранения указывается наименование государственного архива, в который дела организации будут приняты (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом). Далее на обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное наименование организации - источника комплектования государственного архива в именительном падеже.

При изменении наименования организации (СПЦА) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дел в другую организацию (СПЦА) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (СПЦА), а прежнее заключается в скобки.

На обложке дела указываются:

наименование организации,

наименование СПЦА,

индекс дела,

номер тома (части),

заголовок дела (тома, части),

крайние даты дела (тома, части),

количество листов в деле (томе, части),

срок хранения дела.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку дела из номенклатуры дел ППК "Роскадастр". Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части).

Крайними датами для дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола. Крайними датами дела работника являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле.

Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения ставится отметка: "Хранить постоянно".

7.2.16. Бумажные документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов.

7.2.17. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются на архивное хранение в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" и хранятся в СЦПА до момента уничтожения по согласованию с ЦЭК ППК "Роскадастр". В связи с этим допускается оставлять такие дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2.18. Дела со дня их заведения до передачи в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" или на уничтожение хранятся в СПЦА по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы, электронные документы переводятся в статус "Исполнено".

7.2.19. В каждом СПЦА формирование дел, а также сохранность документов и дел обеспечивается работником, ответственным за ведение делопроизводства в СПЦА, и начальником (лицом, официально его замещающим) соответствующего СПЦА.

7.2.20. Дела документального фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр", находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.

7.2.21. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.