3.3.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате ППК "Роскадастр", имеют установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Состав реквизитов каждого конкретного документа определяется его видом и назначением.

При подготовке, оформлении и обработке документа центрального аппарата ППК "Роскадастр" используются следующие реквизиты:

эмблема организации;

наименование организации - автора документа;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

Помимо перечисленных при подготовке документов могут использоваться другие реквизиты, например: отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.3.2. Реквизит "эмблема организации" включает изображение логотипа ППК "Роскадастр", который помещается по центру верхнего поля бланка документа над другими реквизитами документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.3.3. Реквизит "наименование организации - автора документа" (публично-правовая компания "Роскадастр" (ППК "Роскадастр")) размещается на бланках и должен соответствовать наименованию, установленному уставом ППК "Роскадастр".

3.3.4. Реквизит "справочные данные об организации" включает: почтовый адрес, номера телефона, адрес электронной почты, сайт ППК "Роскадастр", код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

3.3.5. Реквизит "наименование вида документа" (приказ, распоряжение) указывается на бланках соответствующего вида документа (на бланках писем не указывается).

3.3.6. Реквизит "дата документа" указывает на дату его подписания или регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты и др.) или на дату зафиксированного в документе события (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дату его принятия, для утверждаемого документа (план, регламент, отчет) - дату его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является дата последней подписи.

Дата документа проставляется лицом, осуществляющим регистрацию документа, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.)

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двойного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год.

При регистрации служебных писем, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов допускается оформление даты словесно-цифровым и цифровым способом. При регистрации доверенностей используется словесный способ оформления даты. При оформлении даты цифровым способом день и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год - четырьмя цифрами; буква "г" после цифр не ставится, например:

30.09.2023

Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то при цифровом способе написания даты перед цифрой ставится ноль, например:

01.05.2023

При оформлении даты словесно-цифровым способом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами, например:

10 августа 2023 г., 6 февраля 2023 г.

При оформлении даты словесным способом день месяца, месяц, год оформляется буквами, например:

десятое августа две тысячи шестнадцатого года

При регистрации документов допускается использование штампов с форматом даты, включающим буквенные обозначения, например:

"01 АПР 2023"

При регистрации приказов (распоряжений) дата оформляется словесно-цифровым способом.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

3.3.7. Реквизит "регистрационный номер документа" проставляется в соответствии с системой регистрации в электронных карточках в СЭД ППК "Роскадастр" и состоит из его порядкового номера и дополнительных индексов, содержащих информацию о структурном подразделении-исполнителе документа, отметке о конфиденциальности и т.д.

Присвоение порядкового номера и индексация документов осуществляются в пределах календарного года.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в специально отведенном месте.

Регистрационный номер документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), печатается на уровне даты по правой границе текстового поля под их наименованиями, например:

Регистрационные номера документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Регистрационный номер документу присваивается после его подписания (утверждения).

Не допускается отправлять адресатам служебные письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.3.8. Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает в себя номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

3.3.9. Реквизит "место составления (издания) документа" (Москва) указывается на бланках конкретного вида документов (на бланках служебных писем, служебных (докладных) записках и других внутренних информационно-справочных документах не указывается).

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово "город" в сокращенном написании "г." не указывается.

Перед названием городов, в составе которых присутствуют части -град, -город, -бург, слово "город" в сокращенном написании "г." не указывается.

Например: Калининград, Новгород, Волгоград.

3.3.10. Реквизит "гриф ограничения доступа к документу" проставляется на документах, в том числе на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения.

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП") проставляется в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на сопроводительном письме и приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра документа проставляется через одинарный междустрочный интервал и центрируется относительно пометки "ДСП", например:

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то пометка "ДСП" оформляется следующим образом:

3.3.11. Адресат - реквизит, используемый при оформлении служебных писем, служебных (докладных) записок и т.д.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Первая строка адресата располагается тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 7,5 см), которая ограничивается правой границей текстового поля. Составные части адреса отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

В реквизите "Адресат" инициалы всегда ставятся после фамилии.

Если письмо адресуется организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Если письмо адресуется конкретному должностному лицу, должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а наименование организации - в родительном.

Инициалы имени и отчества (далее - инициалы) пробелом не разделяются и располагаются после фамилии. Фамилия и инициалы печатаются после наименования должности, например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

Если письмо адресуется непосредственно руководителю (заместителю руководителя) организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:

Если адресат имеет воинское звание, оно не указывается, например:

В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти, в филиалы ППК "Роскадастр", а также при отправке по электронной почте или факсимильной связи (без досыла по почте), почтовый адрес после наименования адресата может не указываться, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.

Элементы почтового адреса указываются через запятую в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234:

наименование адресата (для юридических лиц - полное или краткое наименование организации, для физических лиц - фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите "адресат" указываются наименование должности, включающее наименование организации, фамилия и инициалы в дательном падеже, а затем почтовый адрес, например:

При адресации письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя в дательном падеже, далее почтовый адрес, например:

При отправке письма только по электронной почте почтовый адрес не указывается. При необходимости может указываться электронный адрес.

Например:

Если письмо адресуется нескольким однородным организациям, то их следует указывать обобщенно, например:

Документ должен содержать не более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки (приложение N 8), адресат указывается обобщенно, например:

Исключение составляют судебные документы (исковое заявление, заявление, жалоба, отзыв, письменное возражение), в которых может указываться необходимое количество адресов в соответствии с действующим законодательством.

Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

3.3.12. Реквизит "гриф утверждения документа" указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.

Утверждение документа осуществляется одним из следующих способов:

должностным лицом (генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, начальниками СПЦА ППК "Роскадастр" (лицами, официально их замещающими), в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах);

изданием соответствующего акта ППК "Роскадастр" (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки (не превышающей 7,5 см), ограниченной правой границей текстового поля документа.

Если документ издается отдельно от утверждающего акта ППК "Роскадастр", то на нем проставляется гриф об утверждении.

Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении N 1 к Инструкции.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При необходимости личная подпись должностного лица ППК "Роскадастр" в грифе утверждения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При утверждении документа актом ППК "Роскадастр", решением (комиссии, собрания и т.д.), протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" или "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

или:

Слово "УТВЕРЖДЕНО" должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф инициатора издания или ответственного исполнителя документа, например:

3.3.13. Реквизит "заголовок к тексту" составляется ко всем документам, содержащим более пяти строк, за исключением извещений, а также документов, текст которых печатается на листах бумаги формата A5 - к ним заголовок не пишется.

Заголовок к тексту документа формулируется исполнителем, разрабатывающим проект документа, одной фразой, должен быть максимально кратким и согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "Об утверждении Положения.,.", распоряжение (о чем?) "О создании комиссии...", служебное письмо (о чем?) "О представлении предложений...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии...", акт (чего?) "выполненных работ...".

Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка с прописной буквы и не выделяется кавычками или подчеркиванием. В конце заголовка точка не ставится.

При использовании углового бланка письма заголовок к тексту печатается по ширине реквизитов бланка шрифтом N 12 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля.

При использовании бланков ППК "Роскадастр" "приказ", "распоряжение", бланка ППК "Роскадастр" с продольным расположением реквизитов, а также при подготовке проектов актов ППК "Роскадастр" заголовок печатается по ширине печатного поля над текстом документа полужирным шрифтом N 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

3.3.14. Реквизит "текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Служебные документы в ППК "Роскадастр" составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 N 943/788 (с последующими изменениями).

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28.07.2012 N 1058 "О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта"...

Если в тексте документа число месяца является однозначным, то при словесно-цифровом способе написания даты перед цифрой ноль не ставится, например: 6 мая 2023 г.

Не допускаются в тексте одного документа использование словесно-цифрового и цифрового способов оформления даты, а также разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

допускается использование заключительной этикетной фразы: "С уважением...".

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Вступительное обращение отделяется от текста служебного письма одним межстрочным интервалом.

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

3.3.15. Реквизит "отметка о приложении". Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

Приложения к документу могут быть в основном трех видов:

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом;

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим актом ППК "Роскадастр" (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа (планы, программы, отчеты, договоры, ответы на запросы).

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги и могут иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи ответственных исполнителей, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

В служебных, в том числе сопроводительных, письмах отметка о приложении оформляется под текстом на последнем листе письма, отделяется от текста одним межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается с прописной буквы с отступом от края левого поля на 12,5 мм (с абзаца). После его написания ставится двоеточие. Перечень приложений печатается через одинарный межстрочный интервал тем же шрифтом, что и основной текст документа, и нумеруется.

Отметка о наличии приложения, ссылка на которое дается в тексте служебного письма, включает сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, отделяется от текста и оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

Если в тексте служебного письма не было ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Если служебное письмо имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:

Приложение: по описи.

В случае если к служебному письму прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложения направляются не во все указанные в служебном письме адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

В случае если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на наименование приложения в тексте служебного письма или нет, например:

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации (flash-накопитель, CD-диск, DVD-диск и т.п.), то указывается наименование носителя информации и количество носителей, например:

Приложение: CD-диск 2 шт. в 1 экз.

Если приложение к документу направляется в электронном виде без материального носителя, необходимо указывать его наименование и оформлять следующим образом:

При наличии нескольких файлов в электронном виде перечисляются их названия и приложение оформляется следующим образом:

О размещении приложения в электронном виде на внутреннем информационном ресурсе ППК "Роскадастр" сообщается в тексте документа.

На приложениях справочного характера к планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе. В правом верхнем углу печатается слово "Приложение" (без кавычек) с указанием наименования вида основного документа (его даты и регистрационного номера при наличии). Все остальные части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 7,5 см), ограничивающейся правым полем документа, например:

При наличии нескольких приложений необходима их нумерация. Если приложение единственное, оно не нумеруется. Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа, в исключительных случаях допускается уменьшение размера шрифта до N 12, для оформления таблиц - до N 10.

Порядок оформления приложений к актам ППК "Роскадастр" изложен в пунктах 3.4.1.13 - 3.4.1.15 Инструкции.

3.3.16. Реквизит "гриф согласования документа" свидетельствует о согласии должностного лица с содержанием документа.

Согласование проекта документа с иными государственными органами (организациями) (внешнее согласование), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов по левой границе текстового поля на лицевой стороне последнего листа документа. Все части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 7,5 см), которая ограничивается левым полем, например:

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме;

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций), то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне. Если государственные органы (организации) указаны в тексте документа, то грифы согласования располагаются в том порядке, в каком они перечислены в документе.

При большом количестве согласующих государственных органов (организаций) грифы согласования оформляют двумя вертикальными рядами.

3.3.17. Реквизит "виза" фиксирует согласие или несогласие должностных лиц с содержанием документа и включает в себя личную подпись (либо соответствующую отметку в СЭД), ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего, например:

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.09.2023

Проекты документов ППК "Роскадастр" проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (пункты 3.4.4.3, 3.5.4 - 3.5.9).

Визы о согласовании исходящих документов (писем, доверенностей), а также докладных (служебных) записок проставляются на лицевой стороне их визовых экземпляров ниже реквизита подписи, ближе к нижнему полю документа.

Визы о согласовании проектов актов ППК "Роскадастр" (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, остающегося в ППК "Роскадастр".

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются структурному подразделению-исполнителю. В листе согласования после визы или перед визой делается пометка "с учетом замечаний" или "замечания прилагаются", например:

Замечания прилагаются

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.03.2023

Разногласия структурных подразделений по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке. В этом случае на листе согласования исполнителем делается пометка "замечания учтены".

Если должностное лицо полностью не согласно с проектом документа, виза оформляется следующим образом:

Не согласна.

Начальник юридического отдела.

Личная подпись, инициалы и фамилия

27.04.2023

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

Считаю, что в состав ревизионной

Комиссии следует включить также

Иванова И.И. и Петрову О.О.

Начальник юридического отдела

Личная подпись, инициалы и фамилия

27.05.2023

Отказ от рассмотрения документа, поступившего на визирование в установленном порядке, и его передача на подпись должностному лицу ППК "Роскадастр" без виз соисполнителей не допускаются.

3.3.18. Реквизит "подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Наименование должности отделяется от последней строки текста тремя межстрочными интервалами (одинарный) и печатается от левой границы текстового поля. Все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Если документ оформлен на бланке ППК "Роскадастр", в состав подписи входят сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ, оформленный на бланке ППК "Роскадастр", подписывает начальник или заместитель начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лицо, официально его замещающее), то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписывающего документ, наименование структурного подразделения, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

При многострочном наименовании должности лица, подписавшего документ, наименование должности печатается через одинарный межстрочный интервал, ограничивается левым полем и центрируются относительно самой длинной строки.

Если документ оформлен не на бланке ППК "Роскадастр", то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписавшего документ, наименование ППК "Роскадастр", личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами ППК "Роскадастр" он оформляется на бланке ППК "Роскадастр", подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой двойным межстрочным интервалом, например:

При подписании совместного документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные государственные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через полуторный межстрочный интервал, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка.

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или ставить косую черту перед наименованием должности при отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа.

В этом случае документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, на основании соответствующего акта ППК "Роскадастр". При этом при подписании документа к должности добавляется словосочетание "исполняющий обязанности" или "исполняющая обязанности", а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ, например:

Реквизит "подпись" должен помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос подписи на отдельный лист.

3.3.19. Реквизит "отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита "подпись". Графическое изображение отметки об электронной подписи устанавливается соответствующими нормативными актами.

3.3.20. Реквизит "печать" проставляется для заверения подлинности подписи должностного лица или соответствия копий документов подлинникам.

Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) заверяются подписи генерального директора ППК "Роскадастр" и его заместителей, финансового директора, а также других должностных лиц, которым на основании законодательства Российской Федерации, доверенности, должностной инструкции или акта ППК "Роскадастр" предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати применяются в ППК "Роскадастр" для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, в исключительных случаях - для свидетельствования верности копий актов ППК "Роскадастр", утверждающих положения о филиалах ППК "Роскадастр".

Печатями с наименованиями структурных подразделений без государственной символики удостоверяются подписи начальников структурных подразделений, работников центрального аппарата ППК "Роскадастр", удостоверяющих копии документов (трудовых книжек, приказов распоряжений, справок, почтовых пакетов и иных документов), не требующих заверения гербовой печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был читаемым. Если в документе наименование должности не указано, то оттиск печати должен захватывать часть фамилии должностного лица, подписавшего документ.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

3.3.21. Реквизит "отметка об исполнителе" оформляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 10 через одинарный межстрочный интервал, например:

1. для служебных писем:

Н.С. Иванова

(495) 587-80-80, IP-0000

Дополнительно может указываться наименование должности, структурного подразделения и электронный адрес.

2. для служебных (докладных) записок:

Н.С. Иванова

IP-0000

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых в судебные органы, - отзывах, ходатайствах, возражениях, заявлениях, доверенностях отметка об исполнителе проставляется только на визовом экземпляре.

3.3.22. Реквизит "отметка о заверении копии" проставляется в случае необходимости придания копии документа юридической силы.

ППК "Роскадастр" может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (за исключением архивных документов, прошедших полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.

При формировании дел, касающихся приема граждан на работу, перевода и увольнения, допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов допускается проставление заверительной надписи "ВЕРНО".

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "копия".

Копии исходящих документов и актов ППК "Роскадастр", переданных на архивное хранение, заверяются в Управлении делами, копии документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в Управлении кадрового обеспечения.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется отметка о заверении копии документа, включающая слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, например:

Копии многостраничных документов прошиваются СПЦА ППК "Роскадастр" (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается лист бумаги формата 10 x 5 см с заверительной надписью (допускается размер шрифта от N 12 до N 10) "Всего прошито и пронумеровано (количество листов)". Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. Надпись производится лицом, оформившим копию документа, с указанием должности, имени, отчества, фамилии и даты, например:

Допускается заверять отдельно каждый лист многостраничной копии документа.

В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (положения о филиалах ППК "Роскадастр" и т.д.) в соответствии с законодательством Российской Федерации могут быть заверены оттиском гербовой печати.

3.3.23. Реквизит "отметка о поступлении документа" в центральный аппарат ППК "Роскадастр" проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

3.3.24. Реквизит "резолюция" (указание по исполнению документа) представляет собой поручение должностного лица ППК "Роскадастр" по организации деятельности структурных подразделений ППК "Роскадастр".

3.3.24.1. Указание по исполнению документа генерального директора ППК "Роскадастр" или лица, исполняющего его обязанности, по организации деятельности структурных подразделений, в том числе по исполнению внутренних документов, может быть оформлено в виде резолюции.

3.3.24.2. Резолюции по исполнению входящих документов формируются с использованием СЭД ППК "Роскадастр" в соответствии с информацией, внесенной в регистрационную электронную карточку входящего документа.

Под резолюцией понимается документ, в котором одному или нескольким должностным лицам в письменной форме ставится задача (указание) или доводится решение генерального директора ППК "Роскадастр" достичь определенного результата к заданному (установленному) сроку.

Указание (решение) по исполнению документа (поручения) должно содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и при необходимости срок исполнения.

Основной срок исполнения входящего документа устанавливается при регистрации входящего документа отделом корреспонденции Управления делами и при необходимости изменяется по решению генерального директора ППК "Роскадастр" или его заместителей.

Если указание по исполнению документа дается двум или нескольким должностным лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы.

Если названные исполнители не равны по должности, то должностное лицо, давшее поручение, определяет ответственного исполнителя словом "ответственный" (на ответственного исполнителя также может указывать одно из слов: "обобщение" или "свод"). Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.

В случае если ответственный исполнитель (соисполнитель) полагает, что вопросы, содержащиеся в прилагаемом к указанию документе, не входят в его компетенцию, указание по исполнению документа подлежит изменению, а документ - возврату в порядке и сроки, установленные Инструкцией.

3.3.24.3. Указание по исполнению документа допускается оформлять непосредственно на лицевой стороне первого листа документа рукописным текстом при рассмотрении:

внутренних документов;

копий документов;

документов, не требующих ответа, возврата или перенаправления;

срочных документов, поступивших непосредственно генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителям.

Данная форма указаний включает: фамилию и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора указания и дату, например:

3.3.25. Реквизит "отметка о контроле" проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа, а также указания по исполнению документа. Соответствующая информация вносится в СЭД ППК "Роскадастр".

3.3.26. Реквизит "отметка о направлении документа в дело" в СЭД определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.