4.4. Регистрация входящей служебной корреспонденции

4.4.1. Вся входящая в центральный аппарат ППК "Роскадастр" корреспонденция, включая документы, поступившие на бумажном носителе, которые переводятся в электронный вид путем сканирования, регистрируется отделом корреспонденции Управления делами централизованно в СЭД ППК "Роскадастр" в базе данных "Канцелярия Экспедиции", за исключением:

обращений граждан (регистрируются в базе данных "Канцелярия ОГ");

документов, содержащих информацию ограниченного распространения;

иностранной корреспонденции, требующей перевода на русский язык (регистрируется при наличии текста на русском языке);

личной переписки;

заявлений по служебным вопросам работников центрального аппарата ППК "Роскадастр" без сопроводительного письма;

справочных, информационных и рекламных материалов;

периодических печатных изданий (книг, журналов, сборников, брошюр, бюллетеней, сборников законодательных актов и т.п.);

пригласительных билетов, поздравительных писем и телеграмм, открыток;

форм бухгалтерской и статистической отчетности, платежных поручений и т.д. без сопроводительного письма;

договоров и соглашений (без сопроводительных писем);

почтовых извещений;

возвращенных почтовых отправлений центрального аппарата ППК "Роскадастр", не полученных адресатом, с истекшим сроком хранения;

судебной корреспонденции (регистрируется в базе данных "Канцелярия Экспедиции", но без сканирования);

почтовых отправлений, ошибочно поступивших в адрес центрального аппарата ППК "Роскадастр";

корреспонденции, содержащей пометку "заявка на проведение конкурентной процедуры (извещение N __)".

4.4.2. Документы, не подлежащие регистрации в СЭД, передаются адресатам по реестру передачи документов (приложение N 10).

4.4.3. Обращения граждан, поступившие в ППК "Роскадастр", регистрируются в СЭД ППК "Роскадастр" в базе данных "Канцелярия ОГ" Управлением делами.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, обращение регистрируется и направляется в СПЦА ППК "Роскадастр" в соответствии с компетенцией для сведения, учета и рассмотрения при необходимости, за исключением обращений, содержащих вопросы, не относящиеся к компетенции ППК "Роскадастр". Такие обращения направляются в Управление делами для учета либо перенаправления при необходимости.

Регистрационный номер обращений граждан оформляется следующим образом:

ОГ-0000/XX, где:

"0000" - порядковый номер обращения,

"XX" - две последние цифры года, например:

ОГ-0123/23

4.4.4. Поступившие в ППК "Роскадастр" документы, содержащие информацию ограниченного распространения, регистрируются в регистрационной базе СЭД ППК "Роскадастр", вносятся в "Журнал учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 11), за исключением запросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, поступающих от высших государственных органов Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии, федеральных органов исполнительной власти. Указанные документы вносятся в "Журнал учета входящих запросов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 7).

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, передаются под расписку в журнале о получении данных документов.

Регистрационный номер документа с пометкой "Для служебного пользования" состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенного обозначения ДСП и двух последних цифр года, например: 0123ДСП/23, за исключением запросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН. Регистрационный номер таких документов состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенных обозначений ЗАП и ДСП, а также двух последних цифр года, например: 0123-ЗАП-ДСП/23.

4.4.5. В регистрации электронных документов, принятых посредством СЭД ППК "Роскадастр", поступивших с нарушениями установленных требований (электронная карточка без вложения, вложения некомплектны, документ не подписан, не заполнены обязательные поля электронной карточки и т.д.), отказывается, при этом в обязательном порядке указываются причины отказа в регистрации.

4.4.6. При регистрации входящей корреспонденции документы проверяются на повторность.

4.4.7. Факт регистрации входящего документа подтверждается появлением поступившего документа в СЭД ППК "Роскадастр" с автоматическим присвоением регистрационного номера после заполнения необходимых реквизитов, которые являются основой информационно-поисковой системы.

Факт регистрации входящего документа на бумажном носителе подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу, где рукописным способом проставляются номер, дата, количество листов основного документа, при наличии - количество листов приложения и/или количество прилагаемых файлов.

Регистрационный номер документа в базе данных "Канцелярия Экспедиции" состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенного обозначения ЦА и двух последних цифр года, например: 053798/ЦА-23.

Исключением являются запросы о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН. При регистрации таких документов регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенного обозначения ЗАП, а также двух последних цифр года, например: 0685-ЗАП/23.

4.4.8. Документы, не зарегистрированные в СЭД ППК "Роскадастр", за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.

4.4.9. Документы, не относящиеся к компетенции ППК "Роскадастр", регистрируются (за исключением не подлежащих регистрации) и по указанию начальника Управления делами (лица, официально его замещающего) перенаправляются в иные организации в соответствии с их компетенцией.