6.1. Общие требования по организации работы с исходящими документами

6.1.1. Работа с исходящими документами в центральном аппарате ППК "Роскадастр" включает составление и оформление проекта документа, его согласование и подписание, регистрацию и отправку адресату.

6.1.2. Ответственность за составление и оформление документа в ППК "Роскадастр", а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами ППК "Роскадастр" (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение-исполнителя документа.

6.1.3. Проекты документов ППК "Роскадастр" оформляются и проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (пункты 3.4.4.3, 3.5.4 - 3.5.9).

6.1.4. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз согласования, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, документа-основания, если исходящий документ является ответом на поступивший в ППК "Роскадастр" документ, листа (указателя) рассылки (при необходимости).

6.1.5. Визуальное отображение документа в электронном виде при подписании ЭП должно содержать: электронный бланк служебного письма, текст электронного документа, сведения об ЭП, которой(ыми) был подписан документ (отметка/отметки об ЭП). Сведения о регистрации документа (дата документа, регистрационный номер) отображаются в электронной карточке документа.

6.1.6. Электронная карточка документа, подписанного ЭП, должна иметь в том числе файл формата PDF, содержащий сведения о регистрации документа (дата документа, регистрационный номер).

6.1.7. Регистрацию исходящих документов за подписью начальников, заместителей начальников СПЦА ППК "Роскадастр" (лиц, официально их замещающих) осуществляет структурное подразделение-исполнитель документа.

6.1.8. Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.