4.2. Организация работы с входящими документами. Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1. Корреспонденция в адрес центрального аппарата ППК "Роскадастр" поступает в Управление делами посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи, а также по электронной почте, через официальный сайт ППК "Роскадастр" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, СЭД ППК "Роскадастр", также доставляется непосредственно курьерами самих адресантов или лично; телефонной связью - факсимильные сообщения, телефонограммы.

4.2.2. Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов.

Не подлежат вскрытию конверты с пометками:

лично;

торги.

Такие конверты (бандероли) учитываются и передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт (приложение N 15) в трех экземплярах, первый экземпляр акта остается в отделе корреспонденции Управления делами, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту.

4.2.3. В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее трех человек), дата вскрытия, регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают работники отдела корреспонденции Управления делами, указанные в акте, в том числе в обязательном порядке начальник отдела корреспонденции (или его заместитель) и работник, вскрывший указанный конверт.

4.2.4. Работник отдела корреспонденции Управления делами, принимающий корреспонденцию нарочным, проводит необходимую предварительную проверку.

При поступлении писем без конвертов осуществляется проверка на правильность адресации, наличие подписи автора документа, наличие доверенности (если автор документа является представителем юридического либо физического лица по доверенности), а также всех указанных в письме приложений и сведений о почтовом адресе адресанта.

Не допускается принимать корреспонденцию с грифом "Секретно".

В случае необходимости делается отметка о приеме корреспонденции.

4.2.5. Документы, поступившие непосредственно в СПЦА или должностным лицам ППК "Роскадастр", в том числе по электронной почте, подлежат обязательной оперативной передаче в отдел корреспонденции Управления делами по реестру (приложение N 36) для регистрации.

4.2.6. Конверты от поступивших документов прикрепляются к документам и в дальнейшем при необходимости помещаются вместе с ними в номенклатурное дело.