4.5.6. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Службы или начальнику управления, подготовку к пересылке адресату.

Головной исполнитель определяется в соответствии с п. 15 Приложения N 9 к настоящей Инструкции.

Головному исполнителю передается подлинник документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (Приложение N 13 к настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Исполнители документов представляют предложения по исполнению документов в зависимости от их содержания в виде докладов, согласованных проектов документов (писем, приказов, распоряжений, поручений, докладных записок) Службы.

Подготовленный на подпись руководителю Службы (заместителю руководителя Службы) проект документа проверяет на правильность оформления доверенное лицо (редактор) подписанта и визирует его. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов. В случае направления подготовленного проекта документа по СЭД на подпись, доверенное лицо назначается автоматически предварительной настройкой в СЭД. В СЭД запрещается удалять автоматически назначенных доверенных лиц, при создании листа согласования документа, без согласования с подписантом документа.

При представлении проекта документа на подпись руководителю Службы или руководству структурных подразделений прикладываются копии необходимых материалов. При утере оригинала документа к пакету документов прилагается докладная записка на имя заместителя руководителя Службы, ответственного за исполнительскую дисциплину по факту утери оригиналов документов, подписанная начальником управления-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в Отдел документооборота для снятия с контроля.

Оригиналы документов, с отметкой в СЭД или на оригинале документа "Подлежит возврату в Отдел документооборота" и копиями ответов или других материалов, которыми исполнены документы, возвращаются в Отдел документооборота для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы, не подлежащие возврату в Отдел документооборота, хранятся в структурном подразделении, являющемся головным исполнителем.

Об исполнении документа делается отметка в СЭД.