3.7.7. Служебное (деловое) письмо

Служебные (деловые) письма Службы готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Службы, заместителю руководителя Службы и требующему их подписи (визирования, резолюции), прикладывается материалы, содержащие краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.

При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица - автора документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

текст документа;

отметка о приложении;

виза согласования документа;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе документа.

Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюциями руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Заголовок к тексту документа", в котором в краткой форме формируется тема письма.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма и "С уважением" в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.

Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Ространснадзор не считает возможным..., Ространснадзор предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).

Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Службы.

Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Ространснадзора, заместителем руководителя Ространснадзора (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником управления.

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя Службы и заместителей руководителя Службы и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Начальник Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.