4.7. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.7.1. После согласования в СЭД проекта документа он автоматически поступает подписывающему лицу.

4.7.2. Если подписывающим лицом выбрано решение "Замечания", в этом случае проект документа направляется на доработку исполнителю либо предыдущему участнику согласования.

4.7.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.7.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.7.5. Если при заведении проекта документа была проставлена отметка "собственноручная подпись", работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись проверяет наличие документа в СЭД и наличие ЭП на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

4.7.6. Исходящие документы, протоколы совещаний или организационно-распорядительные документы Службы перед подписанием при необходимости могут распечатываться на бумажных носителях и после подписания регистрироваться.

4.7.7. В каждом структурном подразделении должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД исходящих и внутренних документов, протоколов совещаний, проводимых в соответствующих структурных подразделениях, к которым документы автоматически поступают в электронном виде на регистрацию после подписания.

4.7.8. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.7.9. Проекты документов, подлежащих представлению на подпись руководителю Службы, представляются доверенному лицу руководителя Службы:

Административным управлением (кадровые, наградные документы, докладные о премировании и т.п.);

Финансовым управлением (документы финансового характера);

Отделом документооборота (проекты докладов, писем и другая корреспонденция).

Доверенное лицо руководителя Службы несет персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению руководителю Ространснадзора на подпись, за четкость и грамотность их редакции, их смысловую нагрузку, наличие виз или писем-согласований причастных, основания документа, предыдущего доклада (при наличии).

Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается начальником Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны, а в его отсутствие заместителем начальника Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

4.7.10. Документы на бумажном носителе, подписанные руководителем Службы, передаются на регистрацию в Отдел документооборота. Отдел документооборота организует отправку исходящей корреспонденции за подписью руководителя Службы через экспедицию. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях и передаются на отправку в Экспедицию.

4.7.11. Лица, ответственные за регистрацию документов в Службе осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.7.12. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.

4.7.13. Регистрационный номер и дата регистрации бумажного экземпляра документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии с визами о согласовании, остающейся в деле Службы.

Регистрационные номера исходящих документов определяются и проставляются ответственным регистратором.

4.7.14. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в структурных подразделениях Службы.

Экземпляры документов с визами остаются в соответствующих структурных подразделениях для формирования в соответствующие дела текущего архива.