5.13. Разграничение доступа пользователей СЭД к документам в электронном виде и ответственность участников электронного документооборота

5.13.1. Пользователи СЭД разделяются на четыре группы: руководители, Отдел документооборота и сотрудники, ответственные за делопроизводство, исполнители.

Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Ространснадзора.

5.13.2. Руководители структурных подразделений имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Службы. Руководитель Службы и руководители структурных подразделений имеют право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель Службы, руководители структурных подразделений имеют право делегировать свои права другому пользователю СЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции, направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

5.13.3. Отдел документооборота имеет следующие функциональные права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение номера документу;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;

внесение текста резолюции руководителя;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

создание отчетных форм.

5.13.4. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, имеют следующие функциональные права:

исполнения документов;

присвоение номера исходящим, внутренним документам;

заполнение полей РК исходящих, внутренних документов;

прикрепление электронных копий исходящих, внутренних документов к регистрационной карточке документа;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов внутри структурного подразделения.

5.13.5. Исполнители имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

направление документов на исполнение подчиненным;

внесение данных об исполнении ими документа;

создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.

При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в СЭД.

5.13.6. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

за своевременное рассмотрение документа (подготовку резолюции) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;

за использование и обеспечение сохранности ЭП;

за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;

за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и за ЭП при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.